档案管理制度细则怎样做好档案管理4篇档案管理制度细则怎样做好档案管理 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有下面是小编为大家整理的档案管理制度细则怎样做好档案管理4篇,供大家参考。
篇一：档案管理制度细则怎样做好档案管理
一步完善公司 的管理体系 ， 建立有效的守信激励与 失信惩戒机制， 规范公司的经营行为， 保护公民的合法权益， 促进全公司的持续健康发展， 依据有关法律、 法规及政策规定， 结合实际， 制定本办法。其构成是以 科学技术型档案为 主体， 包括公司 章程、 股东名 簿、 组织规程及办事细则 、 董 事会及股东会记录、 行政类文件、 政府机关核准文件、工程设计图、 工程预算决算书 、 计划 统计、 经营销售 、 物资供应 、 财务管 理、 劳动工资、 各类合同 和其他工作等方面档案。文件材料的运转要遵循计划 、 公司 的发展、 项目 的进行（ 施
工）、 技术、 经营等项工作和文书 处理的程序。各项管 理工作中 形成的文件材料， 由各职能部门 按其业务范围 ， 指定有关人员 负 责积累 、 整理后归 档， 然后交给公司 档案管 理人员 。
1、 公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。
按照各部门的工作， 此类型工作由行政部门统一管理、 分类、存档档案。
2、 文件材料的收集由各部门或经办人员 负责整理， 交总经理审阅后归档。
3、 一项工作由几个部门参与办理的， 在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员 收集， 交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
1、 归 档的文件材料必须完整。
2、 归 档的文件材料必须准确 地反映公司 生产、 基建和经营管 理等各项活动的真实内 容和历 史过程。
3、 归 档的文件材料必须层次分明， 符合其形成规律。
企业文件材料的归 档范围 主要有以下几个方面：
1、
经营销 售 方面：
有公司 经营决策和经销 管 理的各种记录、 文件、 合同 、 协议等文件材料， 市场经济信息， 广
告宣传和用 户 服务工作中 形成的文件材料等。
2、
财务管理方面：
有财务管理中 的各种帐册、 报表、 凭证和文件等。
3、
工程建设方面， 涉及到的有关工程资料、 项目 合同 、 工程图纸等。
4、
计划统计方面。
有各种计划、 统计报表和计划管理、 统计分析活动中 形成的各种文件材料。
5、
劳动工资方面。
有定额、 定员 和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中 形成的各种文件材料。
6、
物资供应方面。
有物资、 原材料采购、 库存保管、 供应和工具管理中 形成的各种文件材料。
7、
宣传方面：
有组织、 宣传、 通知、 人事、 保卫工作中 的各种文件材料， 公司 行政工作、 共青团工作和董事会工作中 的各种文件材料等。
8、
其他方面。
：
档案等级的划分标准根据档案文件的性质、 重要性、 档案类型、 及常用 程度划分为 四个等级。
等级的划分：
一级为 绝密文件
二级为 秘密文件
三级为 机密文件
四级为 普通文件 1、
重要的会议材料， 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、典型发言、 会议记录等属于普通文件， 划分等级为四级。
2、 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
此类型文书属秘密文件， 划分等级为二级。
3、 本公司的各种工作计划、 总结、 报告、 请示、 批复、 会议记录、 统计报表及简报。
属公司 内部重要文件， 为机密文件， 划分等级为三级。
4、 本公司与有关单位签订的合同、 协议书等文件材料。
属非常重要的文件， 此类型文件为绝密文件， 其等级划分为一级。
5、 本公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。
属于人事方面的档案， 为绝密文件， 其划分级别为一级。
6、 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、录像等。
属于秘密文件， 其等级为三级。
附表格如下：
文件等级 文件类型 归档管理及期限 调阅管理
一级 绝密文件 ① 公 司 与 有 关 单位签订的 合同、 协议书等文件材料。
② 公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。
在材料、 合同形成确立一个月 内 进 行 归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件。
原 则 上 不 可调阅， 但因特殊 情 况 要 经过 总 经 办 领导的批准， 并由 行 政 部 主管 及 部 门 经理、 公司领导三 级 签 字 确认 原 则 上 不 可调阅， 但因特殊 情 况 要 经过 总 经 办 领导的批准， 并由 行 政 部 主管 及 部 门 经理、 公司领导二级 秘密文件
公司 对外的正式的发文与有关单位来往的文书
在材料、 合同形成确立一个月 内 进 行 归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件。
1、
基建工程或 其他技术项目 ， 在任务完成后 或 告一段落时， 要将应归档的文件材料组成保管单位， 由项目 负 责人审定后， 向 档案管理部归档。
2、
各项管理工作中 形成的文件材料， 在一个月 内， 要将应归档的文件材料组成保管单位， 由各职能部门 负 责人审定后， 向 档案部门 归档。
三 级 签 字 确认 要 办 理 调 阅手续， 并由行政 部 主 管 及部门经理、 公司 领 导 三 级签字确认
要 办 理 调 阅手续， 并由行政部主管、 档案 负 责 人 两级签字确认。
三级 机密文件 ① 各种工作计划、 总结、 报告、请示、 批复、 会议记录、 统计报表及简报 ② 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、 录像等 会议材料， 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、 典型发言、 会议记录 形成文件的半个月 内进行归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件或电子文档 形成文件的一个星期内进行归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件或电子文档
四级 普通文件
a）
档案管理 归档要求：
1、
档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同的价值， 便于保管和利用。
2、
归档的文件材料种数、 份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、
在归档的文件材料中， 应将每份文件的正件（ 原件）
与附件（ 复印件、 扫描件）
分别立在一起， 不得分开， 文电应合一归档。
4、
不同年度的文件一般不得放在一起立卷； 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、
档案文件材料应区别不同情况进行排列， 密不可分的文件材料应依序排列在一起， 即批复在前， 请示在后； 正件在前， 附件在后； 印件在前， 定稿在后； 其它文件材料依其形成规律或特点， 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、 案卷封面， 应逐项按规定用钢笔书写， 字迹要工整、 清晰。
1、
各部门的档案管理必须按规定的等级分级、 分类存档，其一级、 二级存档的文件均为复印件及扫描件， 原件
交由公司档案室存档管理。
2、
各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理， 不设置专职岗位。
需各部门的档案管理自 行安排。
a）
部门存档文件的范围：
1 、 部门例会纪要、 业务函件、 往来文件。
2 、 客户 业务信息、 资料、 销售报表。
3 、 公司及各部门的规章管理细则。
4 、 原始财务资料、 会计凭证、 账册、 财务报表、 月 度年度财务报表、 薪酬发放、 不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。
b）
文件档案分类整理保存
行政部负责文件档案要的分类、 归档、 整理、 编写检索（ 清单）、保存、 调阅使用。
1、
根据国家和有关部门 档案分类编号的规定， 编制公司 文件档案分类编号方法 2 分类编号要遵循文件材料的形成规律， 并且要便于保管和提供利 用 。3 常用 的分类方法有：
（ 1）
按工程项目 分类； （ 2）
按专业性质分类； （ 3）
按组织机构分类； （ 4）
按时间分类。
可按文书 的性质分类， 可分为 橱窗大类别 ， 再从大类别 下分到小类别 ， 再从小类别 细分种类、 年份等。4、
文件档案要根据内容及重要性分为“普通” 与“加密” 两大级别。
“加密” 还分为绝密、 秘密和机密三类。
不能随
便以个人名 义或是部门 名 义查阅及调阅的文件属于加密的文件， 其重要性归档文件时自 行确认。
1、 按照 有关规定做好 文件材料的收集、 整理、 分类、 归档等工作。
2、 按照归档范围、 要求， 将文件材料按时归档。
3、 工作人员 应当遵纪守法、 忠于职守， 努力维护公司档案的完整与安全。
1、
接收档案必须认真验收， 并办理接交手续。
2、
存放档案必须有专用 柜、 架， 排架方法要科学和便于查找。
要定期进行档案室的清理核对工作， 做到目 录、 文档相符， 对破损或载体变质的档案， 要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交， 作废、 遗失等注销时， 要查明原因， 保存依据。
文件档案保存期限：
①.
永久保存：
(1) 公司 章程； (2)股东名 册； (3) 组织规程及办事细则； (4) 董事会及股东会纪录； (5) 财务报表； (6) 政府机关核准文件； (7) 不动产所有权及其它债权凭证； (8) 工程设计图、 建筑档案、设计档案、 技术图纸； (9) 其它经核定须永久保存的文书。②.
10 年保存：
(1) 预算、 决算书类； (2)
人事档案、 会计凭证； (3) 事业计划资料； (4) 其它经核定须保存 10 年的文
书。
③. 在目 前公司 文件档案建制初期， 不涉及文件档案的清理销毁， 相关规定另 行规定
一、
内部人事基础档案的建立 在员 工入职一周内建立统一的基础档案， 基础档案包括：
1、
应聘申请表， 要求各项已填写完整（ 含一寸免冠彩色照片）
2、
面试评价表；
3、
体检结果或身体健康等证明；
4、
身份证查询记录 5、
身份证复印件 6、
学历查询录 7、
学位、 学历证书复印件；
8、
职称查询记录；
9、
职称证书复印件 10、
专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11、
个人简历 12、
薪酬福利确认书 13、
离职证明 达到上述要求的人员 资料方可归档， 建立内部人事基础档案， 形成内部人事档案袋。
二、 内部人事后续档案的归档 在员 工的内部基础档案建立之后， 根据个人的异动（ 调动、 转正、 调薪、 离职等）、 绩效管理、 培训、 职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案， 并在规定的时间集中移交
给人事档案指定管理人人事专员 。
（ 一）
异动 当调动、 转正、 调薪、 离职等异动发生时， 人事专员 于各项手续办理完毕的当日 把相关手续归档， 装入员 工内部人事档案袋， 并做好目 录的填写。
异动档案包括：
1、 调动：
员 工异动审批表、 异动手续汇签表、 任命通知、 管理人员任命试用期转正审批表、 管理人员 任命试用期考核评定表；
2、 转正：
转正申请书、 管理人员 试用期考核评定表、 管理人员 转正审批表、 员 工试用期考核评定表、 员 工转正审批表、 面谈记录；
3、 调薪：
员 工薪酬调整审批表；
4、 离职：
离职申请表、 面谈记录、 工作交接记录、 离职手续汇签表。
（ 二）
绩效管理 依据公司的绩效管理制度， 目 前的绩效考核周期为周度、 月 度、 季度和年度。
因此， 人力资源部绩效管理负责人应按照月 度、 季度和年度及时收集各部门员 工的绩效考核评价表， 并结合人力资源的相关分析和总结一起归档， 形成绩效管理档案。
并于年末集中移交给人事专员 ， 分别装入员工内部人事档案袋， 形成员 工的绩效管理档案。
绩效管理档案包括：
1、
周度、 月 度、 季度、 年度绩效考核评定表 2、
其他 （ 三）
培训 外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、 整理培训记录及相关总结， 形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员 ， 其中员 工培训记录（ 包括培训项目 、 培训学时、
培训费用、 培训协议等记录）
装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工培训档案。
部门内的培训由部门培训接口 人负责收集整理和归档， 形成部门培训档案， 并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员 。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。
1、 培训签到表；
2、 员 工培训课前调查表；
3、 培训效果调查问卷；
4、 培训总结；
5、 部门培训档案管理工作稽核检查记录；
6、 内部讲师推荐表；
7、 内部讲师资格评审表；
8、 内部讲师半年考核表。
部门培训档案包括：
1、 培训签到表；
2、 培训效果调查问卷；
3、 培训总结。
员 工培训档案包括：
1、 员 工培训记录；
3、
培训协议。
（ 四）
职业生涯规划和满意度调查 公司 年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈， 访谈记录由人力资源部相关人员 整理后， 即时移交给人事专员 ， 分别
装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工的职业生涯规划和满意度调查档案。
（ 五）
其他 除上述记录之外的和员 工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员 即时归档， 装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工档案的一部分。
内部档案分类及编号办法：
一、
建立档案案卷目 录：
云南旅游产业城项目 文件 公司文件 其它 XDCT-HR-Fi-1 XDCT -HR-Fi-2 XDCT -HR-Fi-3 XDCTXDCT -HR-Ps-1 XDCT -HR-Ps-2 XDCT -HR-Ps-3 XDCT -HR-Ps-4 XDCT -HR-Ps-5 XDCT -HR-Ps-6 XDCT -HR-Ps-7 XDCTXDCT -HR-Pf-1 XDCT -HR-Pf-2 XDCT -HR-Pf-3 XDCT -HR-Pf-4 XDCTXDCT -HR-Sa-1 XDCT -HR-Sa-2 XDCT -HR-Sa-3 XDCT -HR-Sa-4 XDCTXDCT -HR-Re-1 XDCT -HR-Re-2 XDCT -HR-Re-3 XDCT -HR-Re-4 XDCTXDCT -HR-Tr-1 制度 人事档案 请示、 报告 考勤相关记录 劳动仲裁文件和记录 社...
篇二：档案管理制度细则怎样做好档案管理
1 -内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章 档案的范围
第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一）
上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
（二）公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
- 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。
（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
第七条 其他各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。
（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
- 3 -
第九条 档案资料的收集：
（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。
1.归档范围：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
- 4 -第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。
（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
（四）公司领导的批示、指示。
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条 档案资料的归档要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部
- 5 -门保管。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条 档案的保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文件（合同）管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表
移交时间
移交单位/部门
序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备
注
移 交 目 录 记录编号:
日期：
序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号:
日期：
移交 性质 □离职
□调岗
□归档 档案所属 年
度
档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合
计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年
月
日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年
月
日 见证人：
日期：
年
月
日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档
案
借
阅
登
记
表
借阅日期 借阅部门（人员）
批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
篇三：档案管理制度细则怎样做好档案管理
管理制度 1. 总则 1）为了加强对档案的管理和收集、 整理工作， 有效地保护和利用档案， 为公司的发展和经营服务， 特制定本制度。
2）
本制度所称的档案， 是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、 图表、 声像等不同形式的资料和记录。
3）
公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
4）
公司的档案工作实行统一领导、 分级管理的方式， 共同维护档案的完整与安全， 便于公司在经营中的借鉴和利用。
5）
本制度适用于公司所有档案资料的管理。
2 档案管理的机构与职责 1）
公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。
2）
公司办公室为公司档案管理的主管
部门， 对公司的档案资料实行统一的归档和日 常管理， 并对公司各部门的档案管理进行指导、 监督和检查。
具体工作由办公室的档案管理员负责。
3）
公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。
公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）
负责收集、 保管本部门的档案资料并督促其及时归档。
4）
办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定， 名单须报到办公室进行备案， 各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
5）
档案工作人员出现工作变动或离职时， 应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚， 严禁擅自带走或销毁。
6）
所有档案工作人员应忠于职守， 遵守公司保密制度， 严守公司秘密， 不得向无关人员泄露档案内容。
3 档案管理
1）
档案的归档 3. 1. 1 公司应归档的档案资料包括：
行政文书档案、 人事档案、 营销业务档案、财务档案、 设备仪器档案、 生产技术资料档案和基建项目 档案等。
3. 1. 2 对于应当立卷归档的材料， 各部门须按照规定， 定期向本部门的档案工作人员移交、 集中管理， 任何个人不得据为已有。
3. 1. 3 除人事档案由公司人力资源部负责外， 其它档案资料均由办公室负责整理分类， 立卷和归档管理。
人力资源部的档案管理亦遵循本制度。
3. 1. 4 公司各部门（人力资源部除外）
的档案工作人员应于每年的 12 月 20 日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
2）
档案保管 3. 2. 1 公司所有档案资料均进行专人、 专柜管理。
3. 2. 2 档案管理员应做好档案资料的立卷、 案卷排列和编制案卷目 录等工作。
具体的立卷工作， 相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3. 2. 3 档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档， 并根据档案的密级和保管期限的不同， 分类进行管理。
3. 2. 4 档案工作人员应参照国家的规定和公司《保密制度》， 对档案资料进行密级划分， 并确定保管期限， 上报董事会， 经批准后执行。
3. 2. 5 所有档案资料划分四个密级：
普通级、 秘密级、 机密级和绝密级。
具体划分标准见《保密制度》。
3. 2. 6 档案工作人员应注意档案资料的保护工作， 档案的存放地点要做到“八防”：
防尘、 防潮、 防火、 防盗、防鼠、 防虫、 防霉、 防光。
3. 2. 7 对于档案的管理和利用， 密级的变更和解密， 参照国家有关规定执行。
3）
档案的查阅、 借阅 3. 3. 1 公司员工查阅、 借阅档案时， 应严格办理查阅（借阅）
手续， 由档案管理员对查阅（借阅）
人、 所查阅档案
名称、 查阅（借阅）
时间和归还时间进行详细登记。
3. 3. 2 查阅（借阅）
密级档案时， 如查阅人为《保密制度》 中知晓范围外的员工或公司外部人员， 须填写《档案查阅（借阅）
申请单》， 经档案管理员审核， 批准人审批后方可进行查阅（借阅）。
公司员工不得查阅 （借阅）档案内容与本身工作无关的档案。
3. 3. 3 档案查阅（借阅）
的批准权限：
普通档案由办公室主任审批； 秘密级档案由行政总监审批； 机密级档案由总经理审批， 绝密级档案由董事长审批。
3. 3. 4 原则上档案原件概不外借， 档案室可对常用的档案资料复制副本， 供需要部门借阅， 副本在使用部门使用完毕后， 由档案室回收、 保管和销毁，其处理等同于档案原件。
3. 3. 5 查阅、 借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、 标志和涂改， 不得损坏档案。
3. 3. 6 严禁公司员工未经允许私自 对档
案资料进行复印和复制， 否则将按照公司《保密制度》 的有关规定予以处罚 。
4）
档案的销毁 3. 4. 1 对于超过保管期限或确已失去价值的档案， 档案工作人员应定期销毁。销毁前， 档案管理员应将销毁档案清单上报办公室主任， 经办公室主任审核， 报批准人批准后， 方可销毁。
3. 4. 2 任何人不得私自销毁档案。
普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批， 机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。
档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
3. 4. 3 档案销毁时应有 2 人以上进行现场监督， 严禁私自销毁档案。
4 附则 1）
本制度由公司办公室制订， 并负责解释和组织实施。
2）
本制度报总经理批准后施行， 修改时亦同。
3）
本制度施行后， 凡既有的类似规章制
度自行终止， 与本制度有抵触的制度以本制度为准。
4. 4 本制度自颁布之日 起施行。
篇四：档案管理制度细则怎样做好档案管理
了 加强对公司档案的管理、 收集和整理工作， 规范公司档案管理流程， 完善档案管理制度， 充分发挥档案的作用， 根据《中华人民共和国档案法》 及其实施办法， 结合公司实际情况， 特制定本办法。本办法适用于公司所有直属部门。
在公司档案管理工作中， 公司各部门及个人必须严格贯彻执行公司有关档案保密、 知识产权保密的相关制度，严密保管， 确保档案的完整与安全。
本办法中的档案是指过去和现在的公司各部门及个人从事经营、销售、 研发、 管理等活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、 数字、 图表、声像等不同形式的历史记录（含纸质材料和缩微胶片， 照片， 录音、 录像和计算机磁带等）。
是公司在筹备、 成立、 经营、 管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料， 其构成包括经营销售、 物资采购、 技术研发、 财务管理、 劳动工资等方面档案。
立卷归档基本制度 档案工作实行文件材料形成部门立卷制， “统一领导、 分级管理”， 即凡部门形成的具有保存价值的文件材料， 由立卷人按文件的自然形成规律， 加以系统整理组卷， 编排件号、 页号、 填写卷内目录和备考表， 交本部门档案工作人员检查，领导审批， 留存备份后移交行政部管理， 同时履行移交手续。
（一）
行政部在总经理办公室领导下， 负责全公司主体档案的管理， 并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、 监督和检查。
（二）
各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理， 能形成电子档案的材料要存电子档， 并由专人负责， 按各种档案归档时间定期提供给行政部集中管理。
行政部接收档案的基本要求 （一）
归档的文件材料(包括纸质、 照片、 录像带等各种载体形式)应完整、 准确、系统， 按照自然形成规律， 保持历史联系， 区别保存价值， 填清密级程度， 分类整理、 立卷， 并认真填写移交清单； 需经组织审查盖章或本人签字的， 应在盖章签字后方能归入档案。
（二）
归档的文件材料必须层次分明， 符合其形成规律。
（三）
各部门归档的文件及电子档案材料， 要在相应档案归口部门留备份， 保证文件的可用性和安全性。
文件材料的立卷归口部门及归档范围：
（一）
路面材料生产方面：
由工程部负责立卷归档。
包括橡胶沥青等路面材料的实验数据、 材料工艺、 图样、 材料检验、 材料生产过程和生产调度工作中形成的各种数据、 文字、 图片等材料。
（二）
经营销售方面：
由市场部负责立卷归档， 留存备份。
包括企业经营决策和经销管理的各种记录、 文件、 合同、 协议等文件材料， 市场经济信息， 广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
（三）
设备及物资的采购、 保管方面：
由采购部负责立卷归档（暂由行政部代收），行政部、 财务部负责收集留存备份。
包括设备、 物资、 原材料采购、 库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
（四）
设备生产、 维护方面：
由设备部负责立卷保管（暂由工程部代收）， 留存备份。
包括设备仪器的设计、 图样和技术文件， 设备仪器、 安装、 调试和验收等过程中的技术性、 凭证性文件材料， 设备仪器的运行、 维修记录， 设备改进、 改装和报废的文件材料等。
（五）
技术管理方面：
由研发部负责立卷保管， 留存备份。
包括质量管理、 技术引进、 技术研发、 技术改造和标准、 计量、 能源、 环保、 科技情报、 专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。
（六）
计划统计方面：
由财务部负责立卷保管， 留存备份。
包括公司及公司各部门的计划、 统计报表和计划管理、 统计分析活动中形成的各种文件材料， 包括路面材料的生产数量统计、 路面材料生产中耗用的胶粉、 添加剂、 燃料等统计分析数据。
（七）
人力资源方面：
由人力资源部负责立卷保管（暂由财务部代收）， 留存备份。
包括员工二级档案、 人员调配、 人员工资、 人员培训、 公务会议等工作中形成的各种文件材料。
（八）
财务管理方面：
由财务部负责立卷保管， 留存备份。
包括财务管理中的各种帐册、 报表、 凭证和文件等。
（九）
其他方面：
都由行政部负责立卷保管， 留存备份。
归档时间
（一）
管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档， 但红头文件材料， 应及时归档。
（二）
市场销售项目 、 科研课题等文件材料在财务决算后三个月内归档， 周期长的可分阶段、 单项归档。
（三）
外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记， 安装调试后归档。
（四）
公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
（五）
会计文件材料在会计年度终了 后由会计部门整理归档， 保管一年后向档案部门移交。
（六）
电子文件逻辑归档实时进行， 物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（七）
磁带、 照片及底片、 胶片、 实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
（八）
变更、 修改、 补充的文件材料， 公司内部机构变动和职工调动、 离岗时留在部门或个人手中的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料， 应随时归档。
不属于档案范围的材料， 不得擅自归档， 经过鉴别， 可分别情况予以处理。
凡销毁材料必须详细登记， 并报请人力资源负责人审查批准， 由专人负责监销。
公司比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
行政部须定期对公司各部门文件材料的形成、 积累、 整理和归档工作进行指导、 监督、 检查。
档案分类 根据国家和有关部门档案分类编号的规定， 遵循文件材料的形成规律， 行政部对移交入库的档案进行必要的加工整理、 分类、 编号和排列， 便于保管和提供利用：
行政类：
001； 财务类：
002； 人事类：
003； 技术类：
004； 计划统计类：
005；路面材料类：
006； 设备类：
007； 采购类：
008； 销售类：
009； 其他：
010 档案保管 （一）
接收档案必须认真验收， 并办理交接手续。
公司的档案归口管理部门， 也应保管一份完整的档案资料（包括电子档和书面材料）。
（二）
存放档案必须有专用柜、 架， 排架方法要科学和便于查找。
（三）
技术图纸原图除修改， 送晒外， 不得外借。
修改后的原图存档前， 要认真检查其修改、 补充等情况。
（四）
电子档案要多处备份， 并定期刻成光盘， 永久保存。
（四）
缩微胶片、 照片、 磁带等的保管：
存放胶片、 照片、 磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等， 按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
缩微母片和拷贝片应分别存放。
远离腐蚀性物品及火源， 并要保持环境温度、 湿度适宜。
（五）
要定期进行库藏档案的清理核对工作， 做到帐、 物相符， 对破损或载体变质
的档案， 要及时进行修补和复制， 库藏档案因移交， 作废、 遗失等注销帐卡时， 要查明原因， 保存依据。
档案统计 公司档案管理要建立健全统计工作， 统计数据以原始记录为依据， 做到准确、可靠。
由行政部负责编制档案总目录、 档案分类目录、 底图目录和保管单位目录，做成电子档和纸质目录， 及时更新。
档案鉴定 每年应对档案进行一次清理， 从档案的内容、 来源、 时间、 可靠程度、 名称等方面鉴别， 确定各类档案的保管期限。
公司档案保管期限分永久、 长期、 短期三种。
介于两种保管期限的， 保管期限从长。
（一）
公司根据国家有关部门的规定， 编制档案保管期限表， 档案保管期限分永久、 长期、 短期三种。
确定保管期限的基本原则是：
1、 对公司有长远利用价值的档案应永久保存， 包括技术设备施工类档案、 科研开发类档案、 信事类及公司指导性文件材料永久保存；
2、 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存， 如计划统计类、 合同类及行政类文件， 保存期限为 3-5 年；
3、 凡是介于两种保管期限之间的档案， 其保管期限一律从长。
（二）
鉴定工作要由公司领导和行政人员参加的鉴定小组执行， 直接对档案进行鉴定。
每次鉴定要写出鉴定报告， 在保管部门备考表中注明鉴定意见， 由小组负责人签名， 并且注明鉴定日期。
（三）
鉴定工作应该定期进行， 具体时间间隔根据实际需要确定。
（四）
档案通过鉴定， 要求达到划定保管期限准确， 质量达到标准规定， 鉴定中发现档案不准确、 不完整， 公司应及时责成有关部门和人员负责修改、 补充。
（五）
销毁档案必须严格掌握， 慎重从事， 销毁前要造具清册， 提出销毁报告， 经
公司领导审批， 并报送有关档案管理部门备案。
销毁档案时要严格执行保密规定。
档案销毁 （一）
档案销毁的具体工作由行政部承办， 对已失效的档案， 认真鉴定， 编制销毁清册， 立卷归档， 永久保存。
（二）
送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审， 经负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
（三）
销毁时要由主管部门派人监销， 与行政部人员共同在销毁清册上签字。
档案的保密与安全 （一）
档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度， 认真做好保密工作。
档案管理人员， 必须严格执行档案查阅借阅制度； 履行借阅登记手续， 认真审查审批权限是否符合规定的要求。
（二）
借出的档案材料务必定期归还。
借出使用期间， 不许转借他人， 不许带入公共场所。
（三）
任何人不许将档案内容泄露给无关人员， 如有泄露和公布档案内容者， 应视情节轻重， 按《档案法》 要求严肃处理。
（四）
档案管理人员向借阅档案者提供、 出具有关证明时， 一定要以档案材料原始记载为依据， 不得弄虚作假出假证； 涉及机密的档案材料， 必须经总经理同意后再作决定， 严防泄密。
（五）
非档案管理人员， 未经批准不准不行擅自从档案柜取走档案。
（六）
档案人员下班必须对档案进行检查核对， 锁好档案柜， 确认无误方可离开。
凡需利用档案者， 均须填写文件查阅单， 依据调阅权限和档案密级， 经各级领导签批后方能凭单阅档。
案卷一般仅供在档案室阅看， 利用档案的人员必须爱护档案， 不得涂改、 损坏、 私自抄录、 复印、 圈点、 批注等。
查阅文书、 人事、 财务、 科技档案， 分别由总经理办公室、 人事、财务、 研发、 工程等主管部门负责人签批。
抄摘档案内容， 须主管部门同意才能带出。
如需复印档案资料， 应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容， 由总经理办公室安排。
本单位借阅档案应由本部门负责人签字， 外单位借阅档案， 应持有单位介绍信， 主管部门签署意见后， 经公司主管领导或总经理批准。
借阅期限不得超过 15 天， 到期归还； 如需再借， 应办理续借手续。
借阅档案应严格履行手续， 办理借阅登记， 当面点交清楚。
归还时严格检查， 并在借用登记予以注销。
借阅者要爱护档案， 确保档案的完整性，不得擅自涂改、 勾画、 剪裁、 抽取、 拆散或损毁。
借阅档案交还时， 须当面查看清楚， 如发现遗失或损坏， 应及时报告主管领导。
档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案， 均应在档案查阅登记薄上进行登记； 对重大或重要项目的查阅， 要做好利用效果的反馈工作。
本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布， 修改时亦同。
本规定自发布之日起执行。
顺序号 责任人 接收人 案卷题名 起止 日期 保管 期限 文件数 页数 备注
经核实交接档案共计：
卷 移交人：
主管领导：
接收人：
主管领导：
交接时间：
年
月
日
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编号 页数 案卷名称 借阅部门 借阅人 借阅时间 归还时间备注
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检查时间
检查人
档案检查内容及结果 案卷是否齐全
案卷有无破损
各项记录是否完善
室内卫生
档案柜完好情况
室内温、 湿度
备
注：
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年度
保管期限
单位
文件名称（件号）：
销毁理由：
申请部门：
领导签字/日期：
监销人员签字/日期：
文件销毁状态：
□已销毁
□未销毁
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