公司档案管理制度细则3篇

公司档案管理制度细则3篇公司档案管理制度细则　-1-内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司档案管理制度第一章总则　第一条为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保下面是小编为大家整理的公司档案管理制度细则3篇,供大家参考。

篇一：公司档案管理制度细则

1 -内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章 总则

　 第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。

　 第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。

　第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。

　 第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。

　 第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　第二章 档案的范围

　 第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。

　（一）

　上级单位的资料

　 1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。

　 2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。

　 3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。

　（二）公司的资料

　 1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限

　 - 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。

　 2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。

　 3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。

　 4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。

　 5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。

　6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。

　 7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。

　（三）下级单位的资料

　 1.下级单位报送的重要文件资料。

　 2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。

　第三章 各部门职责

　 第六条 行政事务部门职责：

　 （一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。

　 （二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。

　 （三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。

　 （四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。

　 第七条 其他各部门职责：

　 （一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。

　 （二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。

　 （三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。

　 第八条 各部门负责人：

　（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

　（二）负责对档案管理监督检查和审批。

　第四章 工作程序

　 - 3 -

　 第九条 档案资料的收集：

　 （一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

　 （二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。

　 1.归档范围：

　 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

　 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

　 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

　 2.档案借阅：

　（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。

　（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。

　（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。

　 （4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

　 3.档案销毁：

　（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。

　（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。

　第五章 档案归档细则

　 - 4 -第十条 档案归档内容：

　（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。

　（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。

　（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。

　（四）公司领导的批示、指示。

　（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。

　（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。

　（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。

　（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。

　 （十）本公司发布的各类广告、宣传材料。

　 （十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　 （十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。

　 （十三）财务档案资料。

　 （十四）各种实物档案。

　 （十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。

　第十一条 档案资料的归档要求：

　 （一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　 （二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部

　 - 5 -门保管。

　 （三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　 （四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

　 （五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

　 （六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

　 1.公司规定的密级文件。

　 2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。

　 3.合同、协议书等正本及过程资料。

　 4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。

　 5.其他认为需要即时归档的资料。

　 第十二条 档案的保管

　 （一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

　 （二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　 （三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　 （四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

　附件：《文件（合同）管理记录目录》

　《文件档案移交目录》

　《部门内部档案移交清单表》

　《档案借阅登记表》

　《档案分类编号表》

　《受控文件清单表》

　《档案目录》

　档 案 交 接 登 记 表

　移交时间

　 移交单位/部门

　序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备

　注

　移 交 目 录 记录编号:

　日期：

　序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注

　 移交部门

　 移交人

　 日期

　收件部门

　 日期

　注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

　部门内部档案移交清单表 记录编号:

　日期：

　移交 性质 □离职

　□调岗

　 □归档 档案所属 年

　度

　档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期

　合

　 计

　 移交说明

　 移交人：

　接收意见

　 接收人：

　移交人（部门）

　经办人：

　移交日期：

　年

　 月

　 日 接收人（部门）

　经办人：

　接收日期：

　年

　 月

　 日 见证人：

　 日期：

　年

　 月

　 日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

　档

　案

　借

　阅

　登

　记

　表

　借阅日期 借阅部门（人员）

　批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注

篇二：公司档案管理制度细则

密级档案管理规范 转自

　DAX 论坛

　代国辉 1 总则 1. 1 为规范密级档案的管理， 保护密级档案的安全， 促进密级档案的正当利用， 特制订本规范。

　1. 2 本规范规定了密级档案管理原则、 管理职责和管理流程等要求。

　2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条文。

　XAJT/ZD0803D-2009 集团保密管理规定 XAJT/ZD0805F-2009 集团档案（实体）

　管理规定 3 术语 密级档案是指《集团保密管理规定》 规定的保密范围中， 不宜广泛传播、 重要而须严格控制的档案。

　4 管理原则 4. 1 统一领导、 分级管理 密级档案管理工作遵循统一领导、 分级管理的原则， 遵从集团密级档案管理的基本要求， 对所承担的密级档案管理工作负责， 维护密级档案的安全、 完整和有效。

　4. 2 高层重视、 全员有责 为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实， 高层管理者须将管理要求传达到各个层次， 落实必备的资源， 使全员正确理解并认真执行。

　4. 3 全程监控 对密级档案管理的全过程进行监控， 落实密级档案管理各个阶段的责任人，严格记录密级档案的状态、 流向和处置， 防止密级档案无人负责、 流向不明、处置无记录。

　4. 4 专人负责 密级档案由机要系统工作人员专人负责， 无关人员不得接触密级档案， 防止密级档案信息的扩散。

　5 管理职责 5. 1 集团总裁工作协调办公室职责 5. 1. 1 负责制定并组织落实密级档案工作发展规划。

　5. 1. 2 负责制定和推广密级档案的核心标准与操作手册。

　5. 1. 3 负责为各事业部、 成员企业提供密级档案管理的培训。

　5. 1. 4 负责审计各事业部、 成员企业密级档案管理情况。

　5. 2 集团总裁工作协调办公室档案处职责 5. 2. 1 负责密级档案归档范围的制定并按规定接收密级档案。

　5. 2. 2 负责对移交入库的密级档案进行安全、 科学保管。

　5. 2. 3 负责编制密级档案的索引并按规定提供利用。

　5. 3 各级经营单位的行政管理部门职责 5. 3. 1 负责制定本单位密级档案年度工作计划并上报集团总裁工作协调办公室。

　5. 3. 2 负责指导、 督促业务部门进行密级档案的归档工作。

　5. 3. 3 负责组织密级档案的培训工作。

　5. 3. 4 负责密级档案的鉴定、 整理、 移交。

　6 管理流程 6. 1 密级档案管理流程须符合密级档案内在的形成与运动规律， 以满足业务活动在证据、 责任和信息等方面的需要； 还须以安全保管和合法利用为主要任务。

　6. 2 密级档案管理流程涵盖从密级档案的形成、 传输、 整理、 归档、 保管、利用以及鉴定直至处置的全过程， 并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理和监控。

　6. 3 密级档案的质量要求 6. 3. 1 密级档案必须真实可靠， 须保证内容可信， 须充分、 准确地反映所证明的事务活动过程、 事件或事实， 在后续的事务活动过程中或事件中可作为依据。

　6. 3. 2 密级档案必须完整有效， 须保证档案齐全、 未被改动， 须满足检索、呈现和理解的需要。

　6. 3. 3 密级档案必须安全可控， 须满足环境安全和人员安全的需要， 也须满足实体安全和内容信息安全的需要， 还须严格记录密级档案在各个节点的责任人和处置。

　6. 3. 4 密级档案形成后须按规定正确标识密级、 保密期限和份数， 防止密级失当， 防止保密期限和份数不明。

　6. 3. 5 密级档案须保证字迹清楚， 图样清晰， 画面整洁， 审批手续完备。

　对已损坏的密级档案须予以修补， 字迹模糊或易褪变的密级档案须予以复制。6. 3. 6 机密级以上档案， 须封装完整， 不得将内容信息直接显露在外。

　6. 4 密级档案的管理流程 6. 1 收集 6. 1. 1 密级文件的收集须列入行政管理部门及机要秘书的职责范围、 工作规范和岗位责任， 须有相应的检查、 控制和考核措施。

　6. 1. 2 收集范围 企业在处理内外部事务过程中形成的密级文件材料均须收集完整。

　具体范围按照《集团密级文件材料归档范围》 （附件 1）

　执行。

　6. 1. 3 收集时间 密级文件须按各例行事务的先后顺序或专项事完成情况制定密件收集的时间节点， 实时进行收集。

　同时， 机要秘书须将密件收集时间节点表及时上报总裁工作协调办公室。

　6. 2 整理 6. 2. 1 密级文件的整理须遵循文件内在形成规律和系统性特点， 保持卷内文件的有机联系； 须实现分类科学， 排列合理。

　合同、 决议等规范性文件应手续齐备， 财务和人事文件以及特殊介质文件的整理须符合有关档案管理要求。

　6. 2. 2 密级文件在归档前应根据集团有关规定， 并按档案管理要求， 由文件形成单位实施整理和组卷。

　具体要求按照《集团文书档案管理规范》 、 《集团科研档案管理规范》 、 《集团基建工程档案管理规范》 、 《集团声像档案管理规范》 等各类档案管理规范执行。

　6. 3 归档

　6. 3. 1 归档要求:

　6. 3. 1. 1 归档的密级文件材料须满足密级档案的质量要求。

　6. 3. 1. 2 归档的密级文件材料须是原件或正本。

　6. 3. 1. 3 归档时， 须把同一内容、 不同载体形式的密级材料一起归档， 如纸质文件、 电子原件、 软件光盘等。

　6. 3. 1. 4 归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理， 文件材料密级、 保管期限和份数标注完毕。

　6. 3. 1. 5 外文资料的题名需译成中文， 必要时， 其卷内章条目录也须已成中文， 并经翻译人和审校人签署后与原文一起归档。

　6. 3. 1. 6 密级电子文件归档的格式须符合开放性、 标准性、 系统兼容性、 对计算机软件硬件系统的独立性、 长期可读性等要求。

　6. 3. 1. 7 密级电子文件本身不得加密， 也不得使用外部网络进行归档。

　6. 3. 2 归档时间 密级文件材料须在事项办结后 15 个工作日内归档完毕。

　6. 3. 3 归档方式 6. 3. 3. 1 纸质密级文件归档时， 密件经办人可视密件等级， 确定是否需密件封套后归档。

　绝密级文件必须以封装的形式归档， 并在封面上注明归档单位、归档人、 文件名称、 附件数、 件数、 页数、 成文日期、 保存年限、 机密等级、保密期限、 解密条件等相关检索性信息， 封口签章后， 送档案管理部门办理归档手续。

　6. 3. 3. 2 机密级以上电子文件须以加密封装包的形式进行物理归档， 物理归档完毕后再单独发送对应的打开密码， 严禁将封装包与密码一起归档。

　6. 3. 4 密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录， 交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对， 并在移交目录上签字确认。

　签字后的档案移交目录由档案室和移交单位各留一份。

　6. 4 保管 6. 4. 1 密级档案须与公共档案分开存放， 绝密、 机密档案实行专房、 专柜、专人、 双锁管理。

　6. 4. 2 密级档案须以件为单位装盒入柜保管， 盒内档案以文件编号的先后顺

　序进行排列， 不同密级的档案不得装入同一盒内。

　6. 4. 3 绝密级档案的著录系统须是单机版， 并满足安全、 稳定、 界面显示友好的需要。

　6. 4. 5 存储绝密级电子档案的电脑需是台式机并满足性能先进、 稳定、 操作系统安全等要求， 还须与网络进行物理隔绝。

　6. 4. 6 企业须根据密级档案资料的数量、 未来发展规模， 设置安全、 坚固、适用的档案专用库房， 配备专业档案保管设备， 妥善保管好档案， 具体要求按照《集团档案库房管理细则》 执行。

　必要时还须为该类库房装置警报及监视系统。

　6. 5 利用 6. 5. 1 密级档案的查阅、 借阅、 复制等利用工作按照《集团密级信息及保密管理手册》 的有关要求执行。

　6. 5. 2 利用密级档案的用户需掌握保密常识， 遵守保密管理规定， 遵守密级档案利用和登记制度， 确保密级档案的安全。

　6. 5. 3 利用密级档案须填写《密级档案利用审批表》 （附件 2）

　。

　6. 6 处置与销毁 密级档案的解密、 销毁等处置工作按照《集团密级信息及保密管理手册》 的有关要求执行。

　档案管理制度 一、

　 为规范公司档案管理， 增强公司档案的实用性和有效性， 特制定本制度。

　二、

　 归档范围 公司的规划、 年度计划、 统计资料、 财务审计、 会计档案、 劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、决定、 委托书、 协议、 合同、 项目方案、 通知等具有参考价值的文件资料。

　三、

　 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　四、

　 档案管理员的职责：

　保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、 安全保密和使用方便。

　五、

　 资料的收集与整理 1.

　公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度， 即：

　每年的四、 七、 十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　2.

　在档案资料归档期， 由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

　各主管部门经理应积极配合与支持。

　3.

　凡应该及时归档的资料， 由档案管理员负责及时归档。

　4.

　各部门专用的收、 发文件资料， 按文件的密级确定是否归档。

　凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　5.

　档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》 实施档案归档整理。

　六、

　 资料的分类与归档 1.

　公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》 的有关规定执行。

　2.

　公司档案资料的归档每年一次， 属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　七、

　 档案的借阅 1.

　总经理、 副总经理、 总监、 总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　2.

　因工作需要， 公司的其他人员需借阅非密级档案时， 由部门经理办理《借阅档案申请表》 送总经理办公室主任核批。

　3.

　公司档案密级分为绝密、 机密、 秘密三个级别， 绝密级档案禁止调阅， 机密级档案只能在档案室阅览，不准外借； 秘密级档案经审批可以借阅， 但借阅时间不得超过 4 小时。

　秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

　总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批， 具体按委托书的内容执行。

　4.

　档案借阅者必须做到：

　①

　爱护档案， 保持整洁， 严禁涂改。

　②

　注意安全保密， 严禁擅自翻印、 抄录、 转借、 遗失。

　八、

　 档案的销毁 1.

　公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　2.

　当某些档案到了销毁期时， 由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》 交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　3.

　凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁； 一般的档案资料， 由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　4.

　经批准销毁的公司档案， 档案管理员须认真核对， 将批准的《公司档案资料销毁审批表》 和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

　登记表永久保存。

　5.

　在销毁公司档案资料时， 必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　档案借阅制度 【来源】

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　2012-11-8 15:09: 00【点击】

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　(一) 借阅人员需填写《档案借阅登记簿》 ， 登记借阅时间、 文件标题及文号、 借阅人姓名、电话。

　借阅的档案应及时归还档案部门， 并填写利用效果。

　 (二) 借阅党委会议纪要（记录）

　、 局长办公会会议纪要（记录）

　， 局务会会议纪要（记录）

　，涉及人事、 纪检监察等的重要文件， 应经办公室分管领导批准后方可办理借阅手续。

　(三) 借阅密级档案要求：

　 1. 借阅机密级、 秘密级文件需逐项填写《机密（秘密）

　级文件借阅申请》 （格式附后）

　， 经档案管理员审查合格后， 方可借阅。

　需复印时， 应在复印件上加盖档案部门密级档案复印章（格式附后）

　， 视同原件管理。

　2. 绝密级文件原则上不能借出档案部门。

　确因工作需要的， 应逐项填写《绝密级文件查阅申请》 （格式附后）

　， 经档案管理员审查合格后， 方可到档案部门阅读或摘抄。

　 3. 借阅非本部门的密件， 需经文件主办部门办公室负责人批准。

　 4. 借阅密级档案的人员必须严守国家秘密， 不得以任何理由、 任何形式向无关人员泄露知悉的国家秘密。

　 5. 借阅的密级档案应妥善保管， 及时归还。

　不可转借他人， 不准携带公出、 探亲访友、 出席公共场所等。

　 (四) 外单位借阅档案的， 应出具借阅函， 经办公室分管领导批准后, 借阅人员持单位介绍信方可借阅。

　 (五) 档案的借阅时间一般在 3 个工作日以内， 确因工作需要， 经部门负责人同意， 可适当延长借阅时间。

　 (六) 借阅人员不得在档案材料上勾画、 批注； 不得折叠、 污损、 撕毁、 抽换档案材料。

　(七) 已借阅档案的人员调动工作时， 应将所借阅的档案资料及时归还档案部门， 未能归还的，由其所在部门监督归还。

　 (八) 借阅人借阅档案仅限工作之用， 不可转借给无关人员。

　 (九) 档案管理人员应定期检查《档案借阅登记簿》 ， 对到期未还的档案及时催收。

　档案定密制度为规范密级档案的管理， 确保密集档案的安全和正当使用， 特制订本管理办法。

　一、 密集鉴定第一条、 公司档案分为一般、 机密、 绝密三个等级。

　凡不能公开发表的， 涉及公司秘密的文件、 报表、 资料、 照片等属于本管理办法所指的密集档案管理范围。

　第二条、 档案的密级有资料管理员提议， 公司办公室主任核定，分管领导审批通过。

　第三条、“绝密”文书主要包括公司之相关政府批文、 资金合同、与其他经济组织合作合同、 其他经核定为绝密的文书。

　第四条、“机密” 文书主要包括公司各类经济合同、 客户档案、企划方案、 公司章程、 重要工作计...

篇三：公司档案管理制度细则

一步完善公司 的管理体系 ， 建立有效的守信激励与 失信惩戒机制， 规范公司的经营行为， 保护公民的合法权益， 促进全公司的持续健康发展， 依据有关法律、 法规及政策规定， 结合实际， 制定本办法。

　其构成是以 科学技术型档案为 主体， 包括公司 章程、 股东名 簿、 组织规程及办事细则 、 董 事会及股东会记录、 行政类文件、 政府机关核准文件、工程设计图、 工程预算决算书 、 计划 统计、 经营销售 、 物资供应 、 财务管 理、 劳动工资、 各类合同 和其他工作等方面档案。文件材料的运转要遵循计划 、 公司 的发展、 项目 的进行（ 施

　工）、 技术、 经营等项工作和文书 处理的程序。各项管 理工作中 形成的文件材料， 由各职能部门 按其业务范围 ， 指定有关人员 负 责积累 、 整理后归 档， 然后交给公司 档案管 理人员 。

　 1、 公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。

　按照各部门的工作， 此类型工作由行政部门统一管理、 分类、存档档案。

　 2、 文件材料的收集由各部门或经办人员 负责整理， 交总经理审阅后归档。

　3、 一项工作由几个部门参与办理的， 在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员 收集， 交行政部备案。

　会议文件由行政部收集。

　 1、 归 档的文件材料必须完整。

　2、 归 档的文件材料必须准确 地反映公司 生产、 基建和经营管 理等各项活动的真实内 容和历 史过程。

　 3、 归 档的文件材料必须层次分明， 符合其形成规律。

　企业文件材料的归 档范围 主要有以下几个方面：

　1、

　经营销 售 方面：

　有公司 经营决策和经销 管 理的各种记录、 文件、 合同 、 协议等文件材料， 市场经济信息， 广

　告宣传和用 户 服务工作中 形成的文件材料等。

　2、

　财务管理方面：

　有财务管理中 的各种帐册、 报表、 凭证和文件等。

　3、

　工程建设方面， 涉及到的有关工程资料、 项目 合同 、 工程图纸等。

　4、

　计划统计方面。

　有各种计划、 统计报表和计划管理、 统计分析活动中 形成的各种文件材料。

　5、

　劳动工资方面。

　有定额、 定员 和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中 形成的各种文件材料。

　6、

　物资供应方面。

　有物资、 原材料采购、 库存保管、 供应和工具管理中 形成的各种文件材料。

　7、

　宣传方面：

　有组织、 宣传、 通知、 人事、 保卫工作中 的各种文件材料， 公司 行政工作、 共青团工作和董事会工作中 的各种文件材料等。

　8、

　其他方面。

　：

　档案等级的划分标准根据档案文件的性质、 重要性、 档案类型、 及常用 程度划分为 四个等级。

　等级的划分：

　一级为 绝密文件

　 二级为 秘密文件

　 三级为 机密文件

　 四级为 普通文件 1、

　重要的会议材料， 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、典型发言、 会议记录等属于普通文件， 划分等级为四级。

　2、 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　此类型文书属秘密文件， 划分等级为二级。

　3、 本公司的各种工作计划、 总结、 报告、 请示、 批复、 会议记录、 统计报表及简报。

　属公司 内部重要文件， 为机密文件， 划分等级为三级。

　　

　 4、 本公司与有关单位签订的合同、 协议书等文件材料。

　属非常重要的文件， 此类型文件为绝密文件， 其等级划分为一级。

　 5、 本公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。

　属于人事方面的档案， 为绝密文件， 其划分级别为一级。

　 6、 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、录像等。

　属于秘密文件， 其等级为三级。

　 附表格如下：

　文件等级 文件类型 归档管理及期限 调阅管理

　 一级 绝密文件 ① 公 司 与 有 关 单位签订的 合同、 协议书等文件材料。

　② 公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。

　在材料、 合同形成确立一个月 内 进 行 归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件。

　原 则 上 不 可调阅， 但因特殊 情 况 要 经过 总 经 办 领导的批准， 并由 行 政 部 主管 及 部 门 经理、 公司领导三 级 签 字 确认 原 则 上 不 可调阅， 但因特殊 情 况 要 经过 总 经 办 领导的批准， 并由 行 政 部 主管 及 部 门 经理、 公司领导二级 秘密文件

　 公司 对外的正式的发文与有关单位来往的文书

　 在材料、 合同形成确立一个月 内 进 行 归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件。

　1、

　基建工程或 其他技术项目 ， 在任务完成后 或 告一段落时， 要将应归档的文件材料组成保管单位， 由项目 负 责人审定后， 向 档案管理部归档。

　2、

　各项管理工作中 形成的文件材料， 在一个月 内， 要将应归档的文件材料组成保管单位， 由各职能部门 负 责人审定后， 向 档案部门 归档。

　三 级 签 字 确认 要 办 理 调 阅手续， 并由行政 部 主 管 及部门经理、 公司 领 导 三 级签字确认

　要 办 理 调 阅手续， 并由行政部主管、 档案 负 责 人 两级签字确认。

　三级 机密文件 ① 各种工作计划、 总结、 报告、请示、 批复、 会议记录、 统计报表及简报 ② 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、 录像等 会议材料， 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、 典型发言、 会议记录 形成文件的半个月 内进行归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件或电子文档 形成文件的一个星期内进行归档， 归档为一式一份， 原件及扫描件或电子文档

　 四级 普通文件

　a）

　档案管理 归档要求：

　1、

　档案质量总的要求是：

　遵循文件的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同的价值， 便于保管和利用。

　2、

　归档的文件材料种数、 份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　3、

　在归档的文件材料中， 应将每份文件的正件（ 原件）

　与附件（ 复印件、 扫描件）

　分别立在一起， 不得分开， 文电应合一归档。

　4、

　不同年度的文件一般不得放在一起立卷； 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　 5、

　档案文件材料应区别不同情况进行排列， 密不可分的文件材料应依序排列在一起， 即批复在前， 请示在后； 正件在前， 附件在后； 印件在前， 定稿在后； 其它文件材料依其形成规律或特点， 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　

　6、 案卷封面， 应逐项按规定用钢笔书写， 字迹要工整、 清晰。

　 1、

　各部门的档案管理必须按规定的等级分级、 分类存档，其一级、 二级存档的文件均为复印件及扫描件， 原件

　交由公司档案室存档管理。

　2、

　各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理， 不设置专职岗位。

　需各部门的档案管理自 行安排。

　a）

　部门存档文件的范围：

　1 、 部门例会纪要、 业务函件、 往来文件。

　 2 、 客户 业务信息、 资料、 销售报表。

　 3 、 公司及各部门的规章管理细则。

　 4 、 原始财务资料、 会计凭证、 账册、 财务报表、 月 度年度财务报表、 薪酬发放、 不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。

　b）

　文件档案分类整理保存

　行政部负责文件档案要的分类、 归档、 整理、 编写检索（ 清单）、保存、 调阅使用。

　1、

　根据国家和有关部门 档案分类编号的规定， 编制公司 文件档案分类编号方法 2 分类编号要遵循文件材料的形成规律， 并且要便于保管和提供利 用 。3 常用 的分类方法有：

　（ 1）

　按工程项目 分类； （ 2）

　按专业性质分类； （ 3）

　按组织机构分类； （ 4）

　按时间分类。

　可按文书 的性质分类， 可分为 橱窗大类别 ， 再从大类别 下分到小类别 ， 再从小类别 细分种类、 年份等。4、

　文件档案要根据内容及重要性分为“普通” 与“加密” 两大级别。

　“加密” 还分为绝密、 秘密和机密三类。

　不能随

　便以个人名 义或是部门 名 义查阅及调阅的文件属于加密的文件， 其重要性归档文件时自 行确认。

　1、 按照 有关规定做好 文件材料的收集、 整理、 分类、 归档等工作。

　2、 按照归档范围、 要求， 将文件材料按时归档。

　3、 工作人员 应当遵纪守法、 忠于职守， 努力维护公司档案的完整与安全。

　1、

　接收档案必须认真验收， 并办理接交手续。

　2、

　存放档案必须有专用 柜、 架， 排架方法要科学和便于查找。

　 要定期进行档案室的清理核对工作， 做到目 录、 文档相符， 对破损或载体变质的档案， 要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交， 作废、 遗失等注销时， 要查明原因， 保存依据。

　文件档案保存期限：

　①.

　永久保存：

　(1) 公司 章程； (2)股东名 册； (3) 组织规程及办事细则； (4) 董事会及股东会纪录； (5) 财务报表； (6) 政府机关核准文件； (7) 不动产所有权及其它债权凭证； (8) 工程设计图、 建筑档案、设计档案、 技术图纸； (9) 其它经核定须永久保存的文书。②.

　10 年保存：

　(1) 预算、 决算书类； (2)

　人事档案、 会计凭证； (3) 事业计划资料； (4) 其它经核定须保存 10 年的文

　书。

　③. 在目 前公司 文件档案建制初期， 不涉及文件档案的清理销毁， 相关规定另 行规定

　 一、

　内部人事基础档案的建立 在员 工入职一周内建立统一的基础档案， 基础档案包括：

　1、

　应聘申请表， 要求各项已填写完整（ 含一寸免冠彩色照片）

　2、

　面试评价表；

　3、

　体检结果或身体健康等证明；

　4、

　身份证查询记录 5、

　身份证复印件 6、

　学历查询录 7、

　学位、 学历证书复印件；

　8、

　职称查询记录；

　9、

　职称证书复印件 10、

　专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11、

　个人简历 12、

　薪酬福利确认书 13、

　离职证明 达到上述要求的人员 资料方可归档， 建立内部人事基础档案， 形成内部人事档案袋。

　二、 内部人事后续档案的归档 在员 工的内部基础档案建立之后， 根据个人的异动（ 调动、 转正、 调薪、 离职等）、 绩效管理、 培训、 职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案， 并在规定的时间集中移交

　给人事档案指定管理人人事专员 。

　（ 一）

　异动 当调动、 转正、 调薪、 离职等异动发生时， 人事专员 于各项手续办理完毕的当日 把相关手续归档， 装入员 工内部人事档案袋， 并做好目 录的填写。

　异动档案包括：

　1、 调动：

　员 工异动审批表、 异动手续汇签表、 任命通知、 管理人员任命试用期转正审批表、 管理人员 任命试用期考核评定表；

　2、 转正：

　转正申请书、 管理人员 试用期考核评定表、 管理人员 转正审批表、 员 工试用期考核评定表、 员 工转正审批表、 面谈记录；

　3、 调薪：

　员 工薪酬调整审批表；

　4、 离职：

　离职申请表、 面谈记录、 工作交接记录、 离职手续汇签表。

　（ 二）

　绩效管理 依据公司的绩效管理制度， 目 前的绩效考核周期为周度、 月 度、 季度和年度。

　因此， 人力资源部绩效管理负责人应按照月 度、 季度和年度及时收集各部门员 工的绩效考核评价表， 并结合人力资源的相关分析和总结一起归档， 形成绩效管理档案。

　并于年末集中移交给人事专员 ， 分别装入员工内部人事档案袋， 形成员 工的绩效管理档案。

　绩效管理档案包括：

　1、

　周度、 月 度、 季度、 年度绩效考核评定表 2、

　其他 （ 三）

　培训 外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、 整理培训记录及相关总结， 形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员 ， 其中员 工培训记录（ 包括培训项目 、 培训学时、

　培训费用、 培训协议等记录）

　装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工培训档案。

　部门内的培训由部门培训接口 人负责收集整理和归档， 形成部门培训档案， 并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员 。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。

　1、 培训签到表；

　2、 员 工培训课前调查表；

　3、 培训效果调查问卷；

　4、 培训总结；

　5、 部门培训档案管理工作稽核检查记录；

　6、 内部讲师推荐表；

　7、 内部讲师资格评审表；

　8、 内部讲师半年考核表。

　部门培训档案包括：

　1、 培训签到表；

　2、 培训效果调查问卷；

　3、 培训总结。

　员 工培训档案包括：

　1、 员 工培训记录；

　3、

　培训协议。

　（ 四）

　职业生涯规划和满意度调查 公司 年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈， 访谈记录由人力资源部相关人员 整理后， 即时移交给人事专员 ， 分别

　装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工的职业生涯规划和满意度调查档案。

　（ 五）

　其他 除上述记录之外的和员 工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员 即时归档， 装入员 工内部人事档案袋， 形成员 工档案的一部分。

　内部档案分类及编号办法：

　一、

　建立档案案卷目 录：

　云南旅游产业城项目 文件 公司文件 其它 XDCT-HR-Fi-1 XDCT -HR-Fi-2 XDCT -HR-Fi-3 XDCTXDCT -HR-Ps-1 XDCT -HR-Ps-2 XDCT -HR-Ps-3 XDCT -HR-Ps-4 XDCT -HR-Ps-5 XDCT -HR-Ps-6 XDCT -HR-Ps-7 XDCTXDCT -HR-Pf-1 XDCT -HR-Pf-2 XDCT -HR-Pf-3 XDCT -HR-Pf-4 XDCTXDCT -HR-Sa-1 XDCT -HR-Sa-2 XDCT -HR-Sa-3 XDCT -HR-Sa-4 XDCTXDCT -HR-Re-1 XDCT -HR-Re-2 XDCT -HR-Re-3 XDCT -HR-Re-4 XDCTXDCT -HR-Tr-1 制度 人事档案 请示、 报告 考勤相关记录 劳动仲裁文件和记录 社...

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