档案借阅管理制度8篇档案借阅管理制度 档案管理制度1.目的为了规范中心档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2.下面是小编为大家整理的档案借阅管理制度8篇,供大家参考。
篇一：档案借阅管理制度
案管理制度 1. 目的 为了规范中心档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2. 适用范围 中心的报告书及相关资料（如：签订的合同、协议书；检测报告；现场重要的照片（底片）；中心宣传册、录音带、录像带资料；鉴定文件；其他有归档价值的文件和资料）均统一归档管理。
3. 职责 综合办公室负责中心所有档案资料的统一收集管理。
4. 工作程序 4.1 归档要求 4.1.2 归档的资料要求完整、齐全、分类准确便于保管、查阅； 4.1.3 归档时须对归档资料的内容和份数进行核查； 4.1.4 归档的资料要用碳素墨水或蓝黑墨水填写； 4.1.5 归档资料应按归档资料的种类分类整理、分类立卷；分类存放； 4.1.6 对每类归档资料应编制总目录； 4.1.7 归档资料应存放档案盒中，盒外有类别标志，盒内有按件编制的目录； 4.1.8 档案必须存放档案柜中妥善保管，防止遗失； 4.1.9 档案存放环境应保证防潮、防霉、防虫蛀：
4.1.10 涉及保密的档案资料应遵守保密制度。
4.2 保管期限
根据各类档案性质确定保管期限，档案资料管理员保管的资料期限分别为：
4.2.1 凡是反映本中心主要职能活动和基本历史面貌并有长期利用价值的档案列为永久保管，如本中心的政策性文件、质量管理体系文件、处理重要问题形成的文件资料、重要的计划和总结等。
4.2.2 管理评审、内部审核的相关记录，保存期为 10 年； 4.2.3 检测原始记录和报告复印件，保存期限为 10 年； 4.2.4 实验比对和能力验证记录、抱怨处理记录、合同评审记录、文件控制记录、分包记录等保存期限为 10 年； 4.2.5 计量仪器设备检定证书、仪器设备运行检查记录、仪器设备使用记录和维护记录以及使用说明书（或复印件）等，保存期限由仪器设备报废时间而定； 4.2.6 技术人员的技术档案则应长期保存； 4.2.7 服务和供应品的采购记录，由采购部保存，保存期为 10 年。
4 ．3 档案资料的复制和借阅 4.3.1 借阅档案资料，须经综合办公室批准，复制记录须经综合办公室批准。
4.3.2 外来人员一般不得借阅和复制档案资料，确因需要须经综合办公室批准。
4.3.3 借阅和复制档案资料应办理登记手续；借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还档案管理员，并办理相关手续。
4.3.4 档案资料应存放在指定场所，并采取保密措施。
4.3.5 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。
4.4 档案资料的清理和销毁 4.4.1 档案资料原则每年清理一次，同时修订总目录和卷内目录包括电子版目录； 4.4.2 对超过保存期限或失去保存价值的档案资料，有档案资料管理员填写销毁清单，经总经理批准后销毁 ；
篇二：档案借阅管理制度
室档案管理制度 为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。一、 档案管理 制度
1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
二、档案归档制度
1、归档范围的保管期限
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2、归档时间
实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
3、归档要求
(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
三、档案安全 保密制度
1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
四、档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人
的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
五、档案人员岗位职责
1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。
2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、
分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。
6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。
篇三：档案借阅管理制度
、 资料管理制度档案、 资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分， 是维护公司和客户经济利益、 合法权益、 真实反映历史记录， 为公司管理提供信息的必要管理制度。
一、
档案概念 档案是在日常工作中形成的， 对公司具有保存价值的各种文字、 图象、 声像、实物等不同形状和载体材料。
二、 档案管理方法 1． 实行集中管理、 分类保管的方法；
2． 各项目由服务中心负责统一归口管理； 物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。
3． 各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员， 负责本部门的档案管理工作、 档案资料的收集、 档案归档；
4． 服务中心对档案管理工作不定时的检查。
三、 档案设置 暂设行政档案、 物业管理档案、 项目档案、 设备设施档案、 业主档案、 人事档案、合同协议档案。
四、 档案编号 1． 根据档案先后编制序号，
2． 编制档案目录汇总，
3． 附档案目录样表。
五、 归档要求 1． 凡归档的文件材料必须完整、 正确、 系统。
2． 归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷， 写好目录存档。
3． 档案交接时， 必须填写移交清单， 双方各执一份。
4． 归档文件材料为便于装订应使用 A4 纸， 并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜， 不得使用圆珠笔和铅笔。
5． 凡收到的传真件为防止褪色， 应及时复印， 原件和复印件一起归档。
6． 凡由几个单位共同协作完成的项目， 主办单位应保存整套完整的档案。
六、 档案内容 1． 档案包括日常工作类、 行政管理类、 经营管理类、 物业管理类、 基本建设类、设备仪器类、 会计档案类、 人事档案类、 声像档案等。
2． 档案除了 基本的纸张以外， 还包括照片， 录音和录像磁带、 反映各种图文数据的磁盘、 光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。
七、 归档时间 1． 各项管理中形成、 收到的文书材料， 当日下班前归档。
2． 各项管理中形成、 收到的文书材料编写目录存档。
3． 对照片、 录音、 录象材料和设备设施说明书、 证书等其它资料性文件， 应在该材料有关活动结束后一并归档。
八、 档案借阅 1． 任何个人和部门不得擅自保管、 借阅、 对外交流。
2． 档案查阅、 复印必须由部门经理审批后， 填写复印记录后， 方可进行。
档案原件原则上不得借出， 如遇特殊情况须由部门经理审批。
本制度自 2014 年 6 月 1 日起实施。
宁波千和物业服务有限公司
2014 年 6 月 1 日
篇四：档案借阅管理制度
1 -内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章 档案的范围
第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一）
上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
（二）公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
- 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。
（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
第七条 其他各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。
（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
- 3 -
第九条 档案资料的收集：
（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。
1.归档范围：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
- 4 -第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。
（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
（四）公司领导的批示、指示。
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条 档案资料的归档要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部
- 5 -门保管。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条 档案的保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文件（合同）管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表
移交时间
移交单位/部门
序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备
注
移 交 目 录 记录编号:
日期：
序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号:
日期：
移交 性质 □离职
□调岗
□归档 档案所属 年
度
档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合
计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年
月
日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年
月
日 见证人：
日期：
年
月
日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档
案
借
阅
登
记
表
借阅日期 借阅部门（人员）
批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
篇五：档案借阅管理制度
、 借用人事档案须知一、 需查阅干部人事档案的单位须到人事处人事科领取《人事档案查阅审批表或《人事档案借用审批表》 后， 按要求填写一份， 经本单位和人事处领导批准后方能查阅、 借用。
二、 查阅、 借用人事档案的单位需派两名 中共党员 进行查阅、 借用。
三、 任何个人不得查阅或借用人事档案。
四、 查阅、 借用档案的单位， 必须严格遵守保密制度和有关规定， 严禁涂改、 圈划、 抽取、 撤换、 遗失档案材料； 不得泄露或擅自 向外公布档案内容； 不得擅自 复印档案内容。
因工作需要从档案中取证的， 须经人事处领导批准后才能复印， 复印的档案材料经档案管理员 盖人事处公章才算有效。
五、 个人因需要从档案中取证的， 须填写《人事档案查阅审批表》 ， 经审查批准后， 由人事处档案管理员 负责查阅及复印。
附 1：
人事档案查阅审批表 查阅何人档 案
查（ 阅）
档 理由
负责人签字：
年
月
日
负责人签字：
年
月
日
档案管理员 签字：
年
月
日
备
注
姓
名
单
位
职
务 政 治 面 貌
查（ 阅）
档人
查阅单位 领导意见 人事处
附 2：
人事档案借用审批表 借用何人 档案
借档人
借档理由
负责人签字：
年
月
日
人事处 负责人签字：
年
月
日
档案管理员 签字：
年
月
日
备
注
姓
名
单
位
职
务 政 治 面 貌
借用单位
附表 1：
人事档案查阅审批表 查阅何人档 案 姓
名
单
位
职
务 政 治 面 貌
查（ 阅）
档人
查（ 阅）
档 理由
查阅单位 领导意见
负责人签字：
年
月
日
人事处 负责人签字：
年
月
日
档案管理员 签字：
年
月
日
备
注
附 2：
人事档案借用审批表 借用何人 档案 姓
名
单
位
职
务 政 治 面 貌
借档人
借档理由
借用单位
负责人签字：
年
月
日
人事处 负责人签字：
年
月
日
档案管理员 签字：
年
月
日
备
注
篇六：档案借阅管理制度
档案查（借）阅利用制度1.综合档案室的文书档案、资料主要供本单位工作人员工作使用。本单位工作人员因工作需要，均可查阅档案。本单位党委会议、领导办公会议及其他属于保密的档案资料，原则上不予以查阅，确需查阅时须经分管领导同意，方可查阅。
2.本单位人员调阅档案时，必须经办公室负责同志同意，并办理借阅登记手续;外单位人员调阅档案，须持有单位介绍信，经局主管领导批准并进行详细登记，方可借阅。档案原则上不得外借，如有特殊需要，须报上级主管部门批准，但不能拆散原卷册，并限期归还。归还档案时，需经管理人员当面清点后，注销借阅手续。
3.外单位查阅档案资料，必须持所在单位介绍信、身份证，说明利用目的，凭《查阅档案审批单》经同意后方能查阅∶如需要摘录材料作证明的，须经档案工作人员核对无误盖章后方能有效。查阅档案的内容范围只限于介绍信所指的内容，查阅后有义务向档案室反馈利用效果。
4.查阅有关档案时，必须严守党和国家机密，不得翻阅、摘抄未经批准的档案资料。
5.查阅人员要爱护档案、资料，不得任意拆卷、抽页、涂改、批注、损坏和丢失，如有违反的，视情节轻重予以处理。
篇七：档案借阅管理制度
分管档案工作的领导责任制-----------------------1二、 主管档案工作的办公室主任（科长）
责任制---------2
三、 专职档案员岗位责任制---------------------------3
四、 兼职档案员岗位责任制---------------------------5
五、 档案工作管理制度-------------------------------6
六、 文书档案归档制度-------------------------------8
七、 会计档案归档制度-------------------------------14
八、 基建档案归档制度-------------------------------17
九、 设备档案归档制度-------------------------------21
十、 科研档案归档制度------------------------------23
十一、 产品档案归档制度----------------------------26
十二、
声像档案归档制度---------------------------28
十三、 实物档案归档制度----------------------------30
十四、 机关外出人员带回文件材料归档制度------------32
十五、 档案保管制度--------------------------------33
十六、 档案保密制度--------------------------------34
十七、 档案借阅制度--------------------------------35
十八、 档案鉴定、 销毁制度--------------------------36
十九、 档案统计制度--------------------------------37
1
1、 认真学习、 宣传、 贯彻《档案法》 及有关档案工作的法律、法规。
2、 负责对本单位档案工作的布置、 监督、 教育， 不断加强单位各级领导和工作人员对档案工作重要性的认识， 提高档案管理人员的素质。
3、 将档案工作纳入单位工作的议事日程， 列入单位中长期规划及年度工作计划。
在布置检查工作时， 要将档案工作做为检查的一项内容。
4、 参加有关部门组织召开的档案工作会议， 并认真贯彻执行,支持和协调单位档案工作的开展。
5、 负责审批档案的鉴定、 公布、 销毁工作。
6、 确保档案的安全， 因管理不善造成损失的， 要追究领导 的责任。
2
1、 认真学习、 宣传贯彻《档案法》 及有关法律、 法规。
每年要组织单位职工学习《档案法》 不少于两次， 利用多种形式开展宣传活动。
2、 将档案工作纳入主管部门工作计划、 总结， 对档案员认真进行考核， 奖惩分明。
3、 负责协调单位的档案工作， 经常检查档案工作的各项制度落实情况， 及时消除不安全隐患， 确保档案工作正常开展。
4、 负责主抓档案鉴定、 公布、 销毁工作。
5、 积极参加有关部门召开的档案工作会议， 并认真落实会议精神， 不断提高本单位和系统的档案管理水平。
3
1、 认真学习、 宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》。
2、 努力钻研业务， 热爱本职工作， 忠于职守， 自觉遵守档案工作的各项规章制度， 积极参加业务主管部门的培训工作。
3、 负责本单位的档案、 资料的收集、 征集、 分类、 整理、 编目、排列、 上架、 保管、 鉴定、 销毁、 借阅、 统计等项工作。
工作质量符合档案管理的规范要求， 认真履行移交手续。
4、 负责本单位各职能部门， 下属单位档案工作的监督、 指导工作， 每年要对兼职档案员进行一次业务培训。
5、 参加本单位的技术改造、 技术引进项目的验收和重点基建工程项目的竣工、 验收工作的签字、 盖章。
6、 积极完成档案主管部门布署的各项工作任务， 定期向主管领导汇报工作， 发现问题及时解决， 及时向档案行政主管部门上报信息、 统计材料。
7、 熟悉档案室藏， 认真做好档案的利用工作， 及时跟踪档案利用者的信息反馈。
对利用者做到主动、 热情、 耐心， 为利用者提供周到的服务。
8、 积极开展档案的编研工作。
依据本单位工作的重点， 每年至少要编辑一份具有实用价值的材料， 为领导决策、 机关各项工作、为社会提供优质服务。
4
1、 认真学习、 宣传档案法律、 法规， 严格执行档案工作的各项制度。
2、 努力学习档案专业知识， 积极接受有关部门和专职档案员对兼职档案员的业务培训及监督指导工作。
3、 负责本科、 室所有文件、 材料及有关资料的收集、 整理、 归档、 移交工作。
及时督促有关人员注意对文件、 材料的形成与积累工作， 确保档案齐全完整。
4、 按有关要求， 将整理完毕的档案向档案室移交， 并认真办理移交手续。
5、 努力做好档案的提供利用工作， 及时反馈利用档案信息。
5
为了保证档案归档齐全、 完整， 根据国家有关档案工作的方针、政策、 规定办法， 特制定档案工作管理制度。
1、 档案工作人员要认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉 办法》， 认真落实党和国家有关档案工作的方针、 政策， 不断提高政治思想和专业技术水平， 提高档案管理质量， 发挥档案、 档案工作应有的作用， 提供优质服务。
2、 机关、 企、 事业单位， 综合档案室（科）， 按照集中统一管理档案的原则， 对本单位各职能部门、 下属单位的档案工作， 实行统一管理、 监督和指导。
3、 机关综合档案室（科）
负责保管本机关形成的全部档案、 资料， 并按规定定期向档案馆移交档案。
4、 机关各部门将上年各项工作活动中形成的文件进行整理， 移交综合档案室归档。
档案管理人员统一编号、 排列、 上架。
各部门（科）
向综合档案室移交档案时， 须办理接交手续。
5、 各部门（科）
归档的文件、 材料， 必须保证齐全、 完整， 符合档案归档工作要求。
6、 科研项目、 工程竣工、 设备开箱验收等项工作， 必须有档案管理人员参加， 并签字、 盖章。
7、 档案工作人员要积极开发档案信息资源， 开展编研工作， 为领导决策， 为各职能部门和社会， 提供优质服务。
8、 做好档案的保管、 保密、 借阅、 鉴定、 销毁、 统计等日常管理工作。
6
1、 凡反映本机关工作活动， 具有查考利用价值的文件材料均属于立卷归档范围。
2、 办理完毕需归档的文件， 按有关要求整理完毕向综合档案室移交。
3、 应归档的文件材料要求齐全完整， 字迹清楚， 必须使用碳素墨水或蓝黑钢笔水等符合档案保管要求的书写材料书写。
4、 文件整理要遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同的价值， 便于保管和利用。
5、 归档案卷封面或档案盒的各个项目均应填写清楚， 案卷题名要简明确切， 注明保管期限， 卷内文件排列有序， 并附有卷内文件目录和备考表（不包括归档文件的整理）。
6、 归档案卷要按一定的次序排列， 编制案卷或文件目录一式三份。
7、 交接档案时， 双方根据目录清点核对并履行签字手续。
7
1 年度工作计划、 总结 永久 2 领导班子会议记录、 纪要 永久 3 科长例会记录 短期 4 半年工作计划、 总结 短期 5 季度月份计划、 总结 短期 6 本机关制定的各项规章制度， 管理办法等文件材料 长期 7 本机关制发一般性工作文件材料 短期 8 本机关制定重要的通知、 通报、 决定、 纪要和批转的文件材料 长期 9 本机关一般性的通知、 通报、 简报、 信息 短期 本机关的请示、 报告、 批复
重要的 长期 10 一般的 短期 11 各科室的年度工作计划、 总结 短期 本机关处理人民来信来访的信件等材料 一般性的 短期 12 重要的 长期
13 组织机构沿革、 大事记 永久 14 专题调查报告 长期 15 上级直属机关下发的简报、 信息等文件材料 短期 16 市区级各单位颁发的需执行的文件材料 短期
8 17 本机关向市、 区级媒体投稿已被采用的重要原稿和清样 永久
18 被区以上领导机关采用的专访、 著书、 录音、声像重要文稿 永久 19 干部、 职工花名册 永久 直属上级机关颁发的规定、 办法、 意见、 通知的文件 重要问题的 长期 20 一般事务性的 短期 上报单位报表 汇总单位年度报表 短期 永久 21 各种统计报表 汇总单位季、 月报表 短期 22 本机关内部形成的以及上级机关针对本机关的干部任免材料 永久 23 上级机关普发涉及到本机关的干部任免材料 短期 24 干部、 职工录用、 转正、 调资、 定级、 离退休、职务聘任、 复转、 婚姻、 抚恤、 死亡等文件材料 25 本机关干部、 职工调动工作的行政、 工资介绍信及存根 长期 长期 26 本机关机构设置、 撤并、 名称更改、 工作条例、组织简介、 人员编制的文件材料 永久 本机关及工作人员被评为劳动模范、 先进工作者、 先进单位奖励文件材料和登记表
出席市及系统以上的 永久 27 区级、 局级的 长期 本机关对有关人员的处分材料
28 问题严重影响大的
永久
9一般问题的 长期 本机关形成的有关方针政策性的， 重要问题的文件材料 永久 29 一般事务性的 短期 30 本机关制发的关于人事工作的决定、 规定、 等文件材料 直属上级机关颁发的人事工作规定、 办法、 通知 31 永久
重要的 长期 一般性问题的 短期 32 机关科、 室职能活动报告 长期 本机关干部、 职工的教育， 培训材料
重要的规定通知 长期 33 一般性的 短期 34 本机关转发直属上级机关义务培训和自学考试的文件材料 短期 35 计划生育目标管理形成的文件 短期 36 机关制定的计划生育规定、 措施制度等 长期 37 直属上级机关颁发的教育工作文件材料 短期 党 群 工 作 类 38 会议记录及成员述职报告 永久 39 党组织关系介绍信 长期 向上级党组织的请示、 报告及批复文件 重要的 永久 40 一般的 短期 41 各项制度、 规定、 办法 长期 42 党组织工作统计年报及党员名册 永久 43 党员党费收缴使用情况统计表 短期
10 44 党员发展计划， 党员转正等材料 长期 45 党组织建设、 班子成员任免通知 永久 46 党组织形成的典型经验材料 长期 党组织开展各项活动的文件材料 重要的 长期 47 一般的 短期 本机关对党员的奖励、 处分、 申诉、 检举材料 市级以上奖励的 永久 区级奖励的 长期 48 处分决定申诉材料 长期 年终评优材料 出席市以上先进集体、 党员的审批表、 材料 永久
49 出席区级先进集体、 党员的审批材料 长期 纪检工作中形成的文件材料重要的 50 一般的 永久
短期 51 本机关党组织年度工作计划、 总结
长期 52 妇联工作年度计划、 总结 短期 53 妇联各项活动形成的材料 短期 54 直属上级机关下发的文件 短期 55 共青团工作年度计划、 总结 短期 56 共青团活动形成的材料 短期 57 团委干部名单及团员名册 长期 58 直属上级机关下发的文件 短期 59 工会会员名册 长期 60 年度工作计划、 总结 短期 61 工会活动形成的材料 短期
1162 直属上级机关下发的文件 短期 本机关对有关干部的处分材料
问题严重影响大的 永久 63 一般的 长期 本机关制定的监察工作规定、 通知方针政策性的、 重要问题的 永久 64 一般事务性的 长期 65 本机关转发直属上级机关监察工作的文件材料 长期 直属上级机关颁发的监察工作规定通知 重要的 长期 66 一般的 短期 业 务 工 作 类 本机关制发的（包括与其它机关联合制定的）文件 重要的方针政策、 法规性文件
永久 一般业务问题的 长期 67 事务性有参考价值的文件材料 短期 68 本机关转发市局政策业务性文件
长 期 或短期 69 直属上级机关颁发的属本机关主管业务的和非直属本级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 长期 70 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 短期 71 其他需要执行的文件材料 短期 注：企业档案的整理按照工业企业档案方法
归档范围各项具体内容， 未注明单位的视为本机关文件材料。
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1、 会计档案是指会计报告、 帐簿、 凭证等会计核算专业材料。
2、 会计档案归档时间为会计年度终了 后， 于次年 6 月底前立卷归档完毕。
按会计档案管理办法的规定， 每年形成的会计档案应由财务部门按立卷、 归档要求负责整理立卷。
3、 每年形成的会计档案暂由财务部门保管一年， 特殊情况， 经档案人员同意可适当延长， 但需向档案部门移交案卷目 录一份， 次年 6 月底以前全部移交档案室， 不得自行保存。
4、 归档的材料必须齐全完整、 财务手续完备。
5、 档案部门接收保管的会计档案， 原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的， 应会同财务部门共同拆封整理， 以分清责任。
6、 会计档案的销毁， 报主管领导审批后应由档案人员会同会计部门共同监销， 销毁后， 在销毁清册审批表上签名盖章。
7、 认真做好会计档案的提供利用工作， 及时反馈信息。
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企业和其他组织会计档案保管期限表
1 原始凭证、 记帐凭证、 汇总凭证 15年
1 现金日记帐 25年
2 现金出纳帐、 银行存款帐 25年
3 总帐 15年
4 明细帐
15年
1 行政事业单位决算年报表 永久
2 会计月季报表 5年
1 会计移交清册 15年
2 会计档案销毁清册 永久
3 保管清册 永久
4 银行...
篇八：档案借阅管理制度
管理制度 （ 2010 年订）一、 总 则 1、 为加强对本公司各类档案的规范管理， 确保档案保管和使用的安全， 提高利用效率， 更好地为公司经营管理服务， 为适应公司发展要求， 特修订本办法。
2、 本制度所称的档案是指公司成立以来， 在建司 、 经营、 管理工作和活动中形成的， 具有备用、 备查价值的各类资质证照， 文书、公文、 公函， 合同、 图纸， 影像、 实物等不同形式的历史记录。
3、 档案工作的基本原则：
集中统一地管理公司系统档案， 维护档案的完整与安全， 便于各项工作的利用。
4、 根据公司现阶段管理特点制定本制度， 管理范围暂不包括人事档案、 会计档案和融资类档案， 须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法， 办公室具有监督和指导的责任。
二、 档案管理机构及主要职责 1、 管理模式 办公室是公司系统档案工作的主要管理部门， 公司系统档案管理采取公司总部直管模式， 即公司总部办公室和下属公司、 项目 部办公分室档案人员 的聘任、 奖惩、 职务晋升、 业务管理和考核等工作均由公司总部办公室直线管理。
2、 公司成本控制部、 销售部、 材料部、 工程部和等部门， 须设置专门的档案室或档案柜， 并设专职人员 兼职保管。
3、 办公室主要职责：
（ 1）
维护档案的完整和安全， 做好安全防范、 修复和保护工作。
（ 2）
贯彻执行《档案法》 等有关法律、 法规和方针政策， 根据公司实际经营管理现状， 制定公司系统文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度。
（ 3）
确定公司系统全宗编号原则， 并制定档案分类体系标准。
（ 4）
建立档案管理规范化标准， 加强档案工作规范化建设。
（ 5）
统筹负责公司系统档案收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作。
（ 6）
发挥公司总部管理监督职能， 定期对下属单位档案工作进行检查， 督促各单位严格执行档案管理制度。
（ 7）
推行公司系统档案管理系统信息化建设， 促进档案工作更加标准化和规范化。
三、 档案的归档、 立卷和移交 （ 一）
档案归档范围及归档时间（ 见附件一、 附件二）
（ 二）
归档要求 1、 归档专业技术要求：
（ 1）
归档文件原则上一律为原件， 凡有原件的文件， 不能以复印件归档。
热敏传真纸不能直接归档， 要尽量追加原件， 必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
（ 2）
归档的文件材料应对照归档范围完整、 准确、 系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。
归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整。
（ 3）
文件书写和载体材料应能耐久保存， 文件材料整理符合规范。
归档的电子文件， 应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
（ 4）
声像类、 实物类档案要清晰完整， 符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、 时间、 背景、 作者等信息。
2、 相关工作要求：
（ 1）
对于公司规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定， 向本公司档案室移交， 集中管理， 任何个人不得据为己、 拒绝移交。
（ 2）
原则上， 档案取得后未存档之前， 部门人员 不得先行使用，否则， 如因此项原因导致的档案遗失、 损坏等， 一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
（ 3）
如因工作需要不能及时归档， 应主动向档案室备案， 并安排专人妥善保存， 待使用完毕后立即归档。
（ 4）
必须严格按照归档时间进行归档。
如无正当理由延迟归档者， 扣罚归档经办人或部门专兼职资料员 100 元/天， 扣罚该部门负
责人 50 元/天。
（ 三）
档案立卷 1、 立卷原则：
综合档案按性质、 类别、 年限、 重要程度和文件材料的自 然形成规律， 当年立前一年的卷， 并预立当年的卷。
技术档案立竣工工程卷， 在建工程资料要整理成册。
2、 立卷时间：
综合档案室立卷时间为每年 2 月 前。
技术档案在该项目 开发报建工作完成后立即开始立卷， 该工程项目 完工后 45 天内完成组卷工作。
3、 各部门专兼职资料管理员 应注重日 常收集和整理， 按照归档范围督促部门人员 及时归档， 并做好档案预立卷工作。
（ 四）
档案移交 1、 档案对外移交 项目 部办公分室按照政府规定办理档案对外移交时， 须上报公司董事长审批。
凡政府部门批复的文件及附图， 在政府有关部门需回收时， 档案室须留存复印件备查。
2、 公司内部档案移交流程见附件三。
移交要求如下：
（ 1）
档案室接收档案时， 应根据移交目 录， 与移交人共同逐页清点， 双方在每一页都要签名 确认， 经查验无误方可办理签收手续。
（ 2）
全部移交手续办理完毕后， 移交部门和档案室负责人均签署“同意” 意见或加盖部门印章， 档案移交工作视为完成， 移交中的所有记录均须存档。
3、 对调出、 离职等人员 ， 在办理调离手续前， 必须清还档案。没有档案室签字， 人事部门不得办理调离手续。
四、 档案的利用 （ 一）
档案借阅基本程序 1、 仅在档案室查阅一般数据和信息， 办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料， 须按借阅管理权限呈相关领导签字同意， 且必须在档案室当场查阅后归还， 不得私自 带出复印。
2、 公司本部借阅、 各公司之间互调档案， 以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件四。
（ 二）
档案借阅事项规定 1、 借阅档案必须按时归还， 并及时办理清档手续。
逾期无法归还应提前办理延期使用手续。
无故延迟归还的， 扣罚借用人 50 元/天， 扣罚相关部门负责人 30 元/天。
2、 一般情况下， 借阅档案应根据实际工作需要填写借阅时间，须尽早归还。
凡借阅档案原件， 若一次性借阅时间超过 7 个工作日 ，项目 部办公分室须上报董事长审批。
3、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料， 而且完整无损，不得拆散、 抽换、 圈点、 划线、 涂改或作其它任何标记。
4、 严格遵守保密制度， 妥善保管所借档案， 做到不丢失不泄密。
5、 新入职和未转正员 工， 原则上不允许借阅档案原件。
如因工作需要， 须报公司副总或项目 部办公分室副总经理级以上领导签字同意。
6、 节假日 前和工作发生变动时， 必须及时归还档案。
7、 借阅的档案， 一旦发生损坏、 丢失或失密， 应立即向档案部门报备， 按公司规定失职问责处理。
8、 外单位借阅档案， 应持盖有该单位公章的介绍信， 写明借阅内容， 经公司董事长批准， 由相关部门人员 带领方可借阅。
9、 实物档案一般不外借， 声像档案只能以复制件提供利用。
（ 三）
档案资料借阅审批权限（ 含原件和复印件）
如无董事长批示， 绝密类档案一律不得复制。
详见附件五、 附件六 （ 四）
复印件管理要求 1、 借用复印件， 档案室须加盖“再复印无效” 印章。
2、 复印件借用经办人， 须根据审批要求使用复印件， 且不允许私自 再次复印， 以免造成资料外泄。
（ 五）
档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、 机密和秘密三类。
密级档案保管要求如下：
1、 未经具备相应管理权限的领导批准， 不得复制和摘抄。
2、 查阅机密档案资料， 只能在阅览室内查阅。
3、 属于公司公司秘密的文件、 资料和其它物品的制作、 收发、传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁， 必须由专人负责执行， 采用电脑技术存取、 处理、 传递的公司秘密由各部门负责保密。
4、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案， 且档案室内门、柜应做到随开随锁。
5、 档案室的档案材料要定期清查， 做到帐物相符。
发现失密、窃密情况， 应及时报告主管领导， 查明情况严肃处理。
6、 不准在私人交往、 通信、 网络中泄露公司 秘密， 不准在公共场所谈论公司秘密， 不准通过其他方式传递公司秘密。
7、 档案属下列情况之一者， 不与开放利用：
（ 1）
涉及公司商业机密；
（ 2）
涉及公司专利或技术秘密；
（ 3）
涉及公司员 工个人隐私；
（ 4）
档案形成部门规定限制使用。
（ 六）
档案统计 档案部门应在每年年终对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和状况、 档案的利用等情况进行统计。
统计工作必须做到实事求是， 如实反映情况， 务必确保提供的数据准确， 符合客观实际， 不得虚报、 瞒报、 漏报和伪造。
五、 档案保管和鉴定 （ 一）
档案库房设置及管理规定 1、 公司本部、 下属公司和项目 部办公分室均应设置独立的档案库房， 并保证库房安全。
档案室由专人管理， 无关人员 一律不许进入库房。
档案管理员 离开库房要随时关好门窗， 确保档案安全。
2、 档案室（ 库）
应按照“十防” 进行管理， 即防光、 防水、 防火、 防尘、 防虫、 防有害气体、 防高温、 防潮、 防霉、 防盗， 尽可能全面妥善保管好各类档案， 并定期检查、 通风。
3、 库房内严禁存放与档案无关的物品， 严禁吸烟， 严防火灾。
4、 定期对库房进行检查， 每半年进行一次全面盘查， 对库房设施、案卷数量和案卷排列、 损坏情况等做好记录， 发现问题及时采取措施。
（ 二）
档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、 归档， 未经鉴定， 未报公司领导批准， 任何人不得擅自 销毁。
档案鉴定工作由办公室负责组织， 与相关部门负责人组成鉴定小组。
1、 不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件。
2、 档案鉴定要求 （ 1）
经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时， 应继续保存至次年再进行鉴定。
（ 2）
技术档案鉴定时， 需附工程口 技术部门的专业意见。
（ 3）
鉴定小组不能单纯地从保管期限、 年代或名 称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、 毁意见。
3、 档案销毁规定 （ 1）
经批准销毁的档案， 由档案部门负责妥善安排， 不得作其它用途或当作废纸出售。
（ 2）
销毁档案须有至少两名 监销人。
监销人应认真复核所销毁档案。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁” 字样和销毁日 期， 监销人分别在销毁清册上签字。
（ 3）
档案室应及时做好档案整理、 检索工具调整等工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、 报告、 销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
六、 附则 1、 本制度为 2010 年第一次制订， 档案管理办法以本制度为准，解释权归公司办公室。
2、 本制度从下发之日 起执行。
