电子档案管理有哪些内容3篇

电子档案管理有哪些内容3篇电子档案管理有哪些内容　电子档案的管理一、电子档案的分类文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、声音文件、多媒体文件和命令文件二、电子档案管理的要求1、真实性下面是小编为大家整理的电子档案管理有哪些内容3篇,供大家参考。

篇一：电子档案管理有哪些内容

档案的管理 一、 电子档案的分类 文本文件、 数据文件、 图形文件、 图像文件、 声音文件、 多媒体文件和命令文件 二、 电子档案管理的要求 1、 真实性 保障电子档案的真实性， 使电子档案内容、 结构和背景信息经过传输、 迁移处理后保持不变， 与形成时的原始状态一致。

　2、 完整性 确保电子档案的齐全完整， 使记录工作活动的具有联系的电子档案及其他形式的相关档案数量齐全， 每份电子档案的内容、 结构、背景信息没有缺陷。

　3、 可读性 确保电子档案经过存储、 传输、 压缩、 加密、 媒体转换、 迁移等处理后， 保持内容的真实性， 能够被人们识读。

　三、 电子档案的归档 1、 归档方式 电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档。

　2、 归档时间 电子档案的归档时间有实时归档和定期归档两种。

　3、 归档要求 归档的电子档案应该完整齐全， 凡是归档范围内的文件均及时归

　档， 不得分散保存。

　4、 归档手续 电子档案经检验合格后， 形成部门或者档案部门要旅行归档手续。

　四、 电子档案的保管 1、 存放方式 2、 控制库房温度、 湿度 3、 防有害因素的影响 4、 检查保存状况 五、 电子档案的利用 1、 电子阅览室阅读 2、 复制 3、 借出 4、 在线利用 六、 保存电子档案的注意事项 1、 可以采用双套制归档 2、 电子档案在归档是要进行技术审核 3、 要维护电子档案信息的安全

篇二：电子档案管理有哪些内容

章 电子档案管理1电子档案2电子档案的管理3电子档案的归档4电子档案的利用

　1 电子档案 1.1电子档案的定义 电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存 贮于特定介质上的档案。

　又称为机读档案或数字式档案。

　 新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字 信息 为特征的文件。

　1.2 电子文件分类 1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。

　 2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。

　 3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格 式的文本文件。　 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。

　 而各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而 同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读 出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在 一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。可以预料，今后，随着电脑应用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。

　2 电子档案的管理 2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则

　2.2 电子档案的管理体系 1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题

　3 电子档案归档 3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。 1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。 2．与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。

　 3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。 4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。

　3.2 建立机读文件归档制度 目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。 机读档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利 用。

　 3.2.1机读档案的保管单位 机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。 3.1.2机读档案的分类和组合 由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干一 的若干文件存储在同 个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。 3.2.3根据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码体系，并依此在磁盘和磁带的卷标上进行编码。

　4 电子档案的利用 机读档案的优越性，不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案一 基本上是 样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。

　4.1 机读档案的利用特点 机读档案在利用方面有如下一些特点： 1．检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的一一 劳动。计算机检索速度快，要查找 个或 批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。 2．检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。

　 3．检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。 4．复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。 5．检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。

　 6．软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 7．网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 8．非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。

　4.2机读档案提供利用中应当注意的几个问题机读档案提供利用中应当注意的几个问题 1．安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。 2．防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。 3．提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。

　 4．与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。 5．保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。

　中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》 1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA／T 18 档案著录规则DA／T 22 归档文件整理规则

　 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。3.3 背景信息 context指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。3.4 元数据 metadata指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。3.5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。3 3.6物理归档 physical filing指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.7 真实性 authenticity指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3.8 完整性 integrity指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。3.9 有效性 utility指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3.10捕获 capture指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。3.11迁移 migration指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

　 4 总则4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应...

篇三：电子档案管理有哪些内容

电子档案管理

　一水利电子档案管理在归档方面的现状与分析

　笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足之处。

　1 硬件与软件设施的不足

　由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。

　2 电子文档管理人才的不足

　电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。

　 3 存在一定的安全隐患

　由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。

　4 出现虚假信息

　在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人代写的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多，在使用不同硬件设备，以

　不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完整性也难以保证。

　二提高单位电子文件档案瞥理水平的对策

　电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。

　1 加强对电子文件档案管理知识的培训

　提高档案管理者的业务素质笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工

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