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公文校对需避开四种“硬伤”【优秀范文】

发布时间:2023-03-07 12:25:28

下面是小编为大家整理的公文校对需避开四种“硬伤”【优秀范文】,供大家参考。

公文校对需避开四种“硬伤”【优秀范文】

公文校对需避开四种“硬伤”

 

  公文是党政机关开展工作的重要载体,贯彻落实党和国家大政方针、发布法律法规、机关之间工作沟通,都离不开公文。因此,保证公文的规范性和准确性显得尤为重要,正式发文前的校对工作更是不可或缺。印发的公文如果出现格式或内容错误,不仅会影响工作的正常开展,而且会损害政府的形象和公信力。公文校对看似简单,实则考验一个人的耐心、细心以及洞察力等多方面能力。做好公文校对是发文前必须把好的最后一道关口。除了常见的错别字、标点符号错误,还有一些潜在的“硬伤”容易被忽略,校对时必须认真细心,以保证公文的准确性。

  一、公文校对要通篇浏览,谨防“宏观硬伤” 

  很多校对人员拿到文稿之后,便开始一字一句地“埋头苦读”。然而,在校对内容前,首先要树立一种大局观,以一种“会当凌绝顶”的高度去俯瞰和审视全文,否则就会忽视一些“宏观硬伤”。

  一是文种错误。如该用“通报”的不能用“通知”,该用“请示”的不能用“请示报告”。这看似简单,却很容易被校对者忽略。

  二是格式错误。如是不是所有段落都做到了首行缩进,该加粗的内容是否全部加粗,整篇公文的行距是否前后一致,等等。有些拟稿者在草拟公文时,会直接从另外一篇文档复制文字,这时就会出现行距不一致的情况。

  三是文头纸错误。在笔者看来,广义的公文校对包括印发和公开前的所有校对过程。

  例如,在选择“红头纸”打印或印刷时,要根据公文内容选择正确的文头纸。笔者就曾犯过这样的错误,在打印四份同样的请示时,随手拿了四张文头纸,但没想到第一张和第四张是机关文头纸,中间夹了两张党委文头纸,好在补救及时,才没有酿成大错。

  二、公文校对要保持政治敏感度,谨防“政治硬伤” 

  公文姓“公”,由党政机关草拟印发,代表党和政府的形象,因此政治上必须保持绝对正确,不能有丝毫政治错误。

  校对者必须具备最基本的政治觉悟,了解一定的政治常识。公文中多少会有一些约定俗成的政治语言,这样的表述一个字都不能改动,比如“习近平新时代中国特色社会主义思想”“监督执纪‘四种形态’” “社会主义核心价值观”。不管是拼音输入法还是五笔输入法,都有可能导致文字错误。

  笔者看过一份文件,将“省委十三届四次全会”误写成了“省卫士三届四次全会”,这显然是输入拼音词组时出现了错误。假设这是一篇2000字的公文,即使其他1998个字都是对的,因为这两个字的错误,就足以让拟稿者的辛劳付之东流。

  政治正确看起来是人人都懂的常识,但必须认真对待,因为一旦发生错误,就不是批评改正这么简单了,而是有可能发酵为严重事件,害人害己。此外,很多机关在机构改革后名称有所变化,例如“卫计委”变成了“卫健委”,“档案局”变成了“档案馆”,这时公文中就不能出现“新瓶装旧酒”的情况。

 

  三、公文校对要前后贯通,谨防“搭配硬伤” 

  公文校对要避免断章取义。第一页校对结束就翻篇了,这样的做法是不可取的,因为不管是内容还是格式,公文必须保持前后一致。好比一个人穿衣服,不能说穿好上衣就随便找条裤子穿上就出门,还要看看上衣和裤子的搭配是否协调。再往细节里说,服装还要和鞋袜、首饰等搭配。这些细节就好比公文的文号、标题、落款等。公文校对要在以下几个方面保持一致:

  一是事实的前后一致。一篇公文如果多次提到同一件事情、同一个数据,那么前后内容必须完全吻合,不能开头提到“要在2020年前实现某个目标”,到了后面变成了“2030年”。

  二是序号的前后一致。这里又可细分为两种情况:公文中同一级标题的序号必须是连贯的;
开头如果提到了“文章包括四个方面的内容”,那么内容就不能出现三个方面或五个方面。之所以强调这一点,是因为公文在草拟过程中往往会有多个部门、多位领导修改,有时甚至某一内容会被整体删除或添加。这时就要注意,在修改正文时,公文开头的表述也要随之更改,如此才能保持内容的一致性。

  三是发文机关的前后一致,即发文单位、 落款单位以及印章要保持完全一致。例如,党委发文的落款就不能是机关名称,办公室发文就不能用机关的公章。此外,还有发文时间、日期和星期等方面的一致性,这都要多加注意。需要强调的是:很多机关每年都会印发一常规性公文,比如年度检查、表彰评选等,一些拟稿者往往会在上一年的基础上修改,有时会忘了修改发文字号、发文日期,2019年的文件落款还是2018年,未免贻笑大方。

 

  四、公文校对要细而又细,谨防“隐形硬伤” 

  公文中有一些细节上的“隐形硬伤”,不那么容易被发现,这些错误,就好比一个人乌黑的秀发上落了一小片灰色的树叶,不拿掉一般没人看到,拿掉也没人在意,这就要考验校对者的细心程度了。有时候,一篇公文是否规范,往往体现在这些细枝末节上。内行人不需要通篇阅读,只要快速“扫描”全文,看一下这些细节就知道文章是否过关了。

  一是字体问题,包括阿拉伯数字、标点符号的字体。《党政机关公文格式》只对文字字体做了要求,并没有明确公文中阿拉伯数字的字体。在笔者看来,数字的字体最好和文字字体相对应,比如黑体的标题中,数字也应该是黑体;
仿宋体的正文中,数字也应该是仿宋字体。即使做不到这一点,也要避免在一段正文中,阿拉伯数字出现仿宋、Times New Roman等多种字体。

  二是标点问题。标点符号,特别是引号、分号,容易出现中文和英文混用的问题,要特别注意。还有发文字号的括号必须是六角括号“〔 〕”,不能是方括号“[  ]”。

  三是页码问题。标准的页码格式此处不再赘述,需要强调的是:如果公文只有一张纸,则可以不用标页码,标注了反而有画蛇添足之嫌。此外,还有一个细节就是印章。根据规定,印章必须端正、居中,然而在实际工作中,很多机关的印章保管人员由于每天要大量盖章,久而久之就变得“不拘小节”,印章不端正的情况时常出现。这虽无伤大雅,却有损公文的权威性。

  公文校对是一项“技术活”,校对者不仅要练就一身本领,确保公文符合最基本的格式要求,而且要练就一双慧眼,善于发现以上四种“硬伤”,如此,才能保证公文的准确性和严肃性。 

 

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