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在机关公文“下行文”写作中要善于运用“演绎法”
演绎是逻辑学中的一个术语，它是由一般到个别的推理方法。在机关公文的写作中，下行文的使用频率最高，在写作过程中常常要用到演绎法。比如通知、通报、命令、通令、指示等，就是把一般性原理，诸如方针、政策、原则、规定等，与部队实际相结合，产生出有个性特色的意见、办法、措施、要求等，达到交代布置任务、规范行动、指导工作的目的。下行文的写作，无论是从思维的过程，还是从安排篇章结构的方法，实质上就是“演绎”法在写作过程中的具体运用。在下行文的写作中，有些机关人员不懂得如何演绎，没有把领导的思想和意图很好地拓展开来，没有把上级的政策、规定转化为落实工作的具体措施和要求，致使写出来的文章上下一般粗，起不到布置任务、指导下级开展工作的目的。要写好下行文，必须重视演绎式写作法的具体运用。
一、演绎式写作法的方法步骤
（一）明确主题。机关人员受领撰写下行文任务后，首先要解决的是如何正确理解首长意图，弄清写作缘由，确定主题，这是撰写下行文的前提条件，也是由一般到个别，抽象到具体，主观到客观实际的起点，是撰写下行文的灵魂和方向。而明确主题又要以领会首长意图作为基础，也就是人们经常讲的“吃透上情”。明确主题要重点考虑以下几个问题：本级领导提出问题的出发点是什么;主要针对哪些单位、哪些方面的问题;要重点解决的问题是什么;要达到什么目的;有哪些要求;相关的政策、规定有哪些;本业务范围内的具体规定有哪些等等。这些方面考虑越全面、深入，主题就会越明确。
（二）熟悉情况。即熟悉所属单位的实际。所属单位情况，是上级制定方针、政策的客观基础，是本级考虑问题、拟制文件的依据和条件，是主观与客观相一致的前提，是由一般到个别的归宿。只有了解实际情况，一切从实际出发，实事求是，才能创造性地提出切实可行的办法、意见和措施。否则，所写出的东西往往是不切实际的空话、套话。熟悉情况需要了解的主要内容包括：所属单位当前工作状况、时间、进度、质量、效益，工作中取得的成绩和存在的问题;目前需要解决的困难;下一步打算等。
（三）确定类型。即确定撰写文件的类型。不同的文种有不同的结构模式，即使同一个文种也有不同的结构类型。下行文大致可分为三种类型：一是规定型下行文。比如用命令、通知形式下发的条令条例、规章等，此种类型文件高级机关使用比较普遍，主要是规定事项，具有法规性质，一般按条款书写。二是原则型下行文。比如有些针对共性的或重要的工作下发的指示、通知等文件，适用于比较高级的机关单位。一般从几个方面不同角度提出原则性的语言，由于文件所涉及的是共性的工作，不可能面面俱到，但是，针对性要强，预见性要好，指导性要明，启示性要深。三是操作型下行文。比如有些计划、通知、方案等。与原则型相比，有具体的目标、方法、时间、步骤、要求等，每个环节明确详尽，因此比较适合于低级机关和基层单位。区分下行文的三种类型可以较好地把握撰写特点和拟制要领。
（四）分析体例。即了解撰写体式，明确所写文件内容的总体框架。不同文种的下行文，有不同的内容结构模式。如通知通常包括依据、事项、要求;通报则有情况、原因、措施;计划通常包括目标、措施、步骤;指示通常包括指导思想、目的、指示事项。比如，某部针对近期发生的一起飞行事故征候，单位领导要求利用两天时间进行飞行安全整顿，要求各单位认真查找飞行安全中的薄弱环节，制订切实可行的措施，要求机关起草并下发通知。从首长交待的任务看，有起因——发生了事故征候;有事项——停飞整顿、查找薄弱环节;有要求——制订措施。那么，这份通知的体式基本可以确定按这三个部分来写。
（五）拓展主题。就是把领导的思想和意图拓展到各个单位和各项工作中，指导工作的开展。这是演绎式写作的关键，是实现一般到个别、抽象到具体、普遍到特殊的中间环节，也是下行文是否有较强指导性的关键。比如，有些单位领导往往喜欢自作主张，搞“个人说了算”，这种行为既不利于班子团结，又不利于单位建设。针对这种现象，首长提出要坚决予以纠正。对于“个人说了算”的问题，已有许多分析文章，但大多是从分析它对民主生活、集体决策、班子团结等方面造成的危害，或从“个人说了算”的思想根源来自权力主义、极端主义、个人主义等方面进行分析。而拓展主题则对党委实行集体领导中存在“个人说了算”的不良倾向进行了延伸和拓展，没有沿袭浮于表面的大众化的思路，而是从更深的认识层面进行分析，针对个别人错误认为“个人说了算”就是有能力、有魄力，就是有威信、有效率的情况，对如何避免“个人说了算”这个主题进行了较好的演绎。这篇文章的主题是“走出‘个人说了算的认识误区”，层次标题是：走出“个人说了算就是有能力”的认识误区，树立“能力体现在善于集中集体智慧、善于调动大家积极性上”的观念;走出“个人说了算就是有魄力”的认识误区，树立“魄力来自班子内部思想统一、步调一致”的观念;走出“个人说了算就是有威信”的認识误区，树立“威信来自正确的思想行为和良好的人格形象”的观念;走出“个人说了算就是有效率”的认识误区，树立“效率来自正确决策”的观念。这样拓展主题，将领导原本的一句话进行了全方位的分析和延伸，既全面，又有深度和新意，同时还给人以启发。
（六）阐明道理。即阐明开展工作的意义和作用，提高全体人员的认识，增强大家执行规定的自觉性。下行文常常采用说明的形式。一般由说明中心、说明材料和说明方法构成。要求中心突出、方法灵活，内容侧重回答是什么、为什么、怎么办的问题。
二、演绎式写作法应注意的问题
（一）领会意图要准。公文的写作往往是根据领导的意图或者满足所担负任务的需要而进行的，是授意写作，是被动进行的，与文学创作所进行的主动写作不同。领会意图越准，公文越具针对性;领会意图越深，公文越具体。因此，撰写人员是否准确领会了领导意图，是否把领导的思想贯穿于文件中，是决定写出的文件能否让领导满意的关键。如果文件偏离了首长的意图，甚至完全脱离了领导的初衷，写出来的文件即使再好，也是“答非所问”，不是领导所需要的。其结果是劳而无功，费时费力，甚至误时误事。这就要求机关人员在拟写材料时，既要反复琢磨首长交待写作时的原话，又要搜集首长在近期、甚至过去有关这方面的讲话、文章，同时，还要结合本单位目前工作现状，等等。要把准确领会意图放在首位，并贯穿材料的始终。
（二）了解情况要细。机关人员在拟写材料时，不仅对分管的工作要了如指掌，而且对全局的情况也要十分清楚。如年度工作要点、基本工作思路、重大活动开展情况、近期召开的一些重要会议情况、上级和本级制发的重要文件，尤其是基层单位工作开展情况、制约本单位建设和发展的关键问题、迫切需要解决的困难等等，都要详细了解。这样才能拓展写作思路，立足本部门，着眼全局，起草的文件才能有高度、有深度、有针对性，才能与基层的实际工作合拍。
（三）拓展主题要深。人们对事物的认识都是按照由浅入深、由表及里的顺序进行的。基层单位贯彻上级首长机关的指示精神，也是一种认识过程。要想给这种有序的认识过程给予指导，作者必须在材料写作的分析中采取沿着主题展开的这一条红线，一层层地逐步去分析，犹如“剥茧抽丝”，使对事物的分析、说明不断深化。坚决克服将首长的意图不加分析、没有拓展地传达下去，防止由一般到一般，上下一般粗，内容笼统抽象，缺乏针对性和可操作性，使受文单位无所适从。
（四）指导工作要明。下行文的行文目的大多是针对下级可能发生的问题及时进行指导，便于下级顺利地开展工作，少走甚至不走弯路。因此，在拟写时，应使受文单位明确：要做什么，不能做什么;怎么做，为什么这样做。力求做到文件所涉及的指导思想、方法步骤明确具体，措施要求切实可行。使受文单位既明确所要做工作的内容，又明确所做工作的目的意义，使上下级工作步调一致。
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