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办公室接打电话需要注意什么

发布时间:2023-03-12 19:20:06

下面是小编为大家整理的办公室接打电话需要注意什么,供大家参考。

办公室接打电话需要注意什么

办公室接打电话需要注意什么

 

每天在办公室里,我们会经常性地接打电话,电话的对象可能是领导、同事,可能是客户,还可能是家人朋友。接打电话这事儿很简单,通了就说呗,但是在办公室里接打电话,尤其是那种开放式的办公环境,大家在一个大屋子里工作,接打电话这事儿就值得说道说道啦。打电话应该注意:

私事长话短说

工作时间接打私人电话无可厚非,但是如果说起来没完没了那就是您的不对啦!这么做有两个明显的坏处:第一,空间就那么大,大家都能或多或少地听到您在打私人电话,频繁地或者长时间的私人电话,很容易让人反感,尤其是某些人因工作不顺而心情烦躁的时候,冲您发飙都是有可能的。第二,您的领导会觉得您太闲了,居然有大把的时间打私人电话,那么好吧,给您加活儿妥妥的,外加看您不顺眼!基于这两点,在办公室里,私人电话长话短说,聚焦工作最明智!

控制音量,注意态度

有些人打电话嗓门特别大,这一点的坏处显而易见,周围人说不定都得戴上耳机图个清静,那心里还不讨厌您?没有公德心的标签没跑了!还有的人打电话很情绪化,尤其是作为甲方的公司里很常见。打电话的时候,控制分贝,注意态度,能体现良好的职业素养,是优秀职场人的必备特质。

汇报交流,能面谈就不要打电话

工作中经常会遇到需要和同事讨论交流自己向领导请示汇报的情形。现在聊天软件方便快捷,有些人就懒得动弹啦,啥事儿都电话解决。其实这是个不太好的习惯,汇报交流这种事儿还是方面进行更妥当。一方面,面对面交流会更详细更具体,也更有成效;
另一方面,当面沟通也显得更有诚意,彰显自己对人对事的重视程度。所以,懒得动不可取,汇报交流这种事最好就不要依赖电话啦!

事情说完,稍等下再挂电话,或者等对方先挂

不要立刻、迅速就挂电话,这是一种礼貌。不信您自己体验一下,别人和您通话后,等您最后一个字刚落音,电话立刻就挂断,那种感觉特别不舒服,好像巴不得赶紧结束谈话一样!挂电话这个动作很细小,但是还是那句老话,细节决定成败,这么一个不经意的动作可能让对方心中留下不满的种子,说不定哪天就给您贴个“令人讨厌”的标签,岂不冤枉?!所以,选择一种礼貌的做法吧,很简单:事情说完,稍等下再挂电话,或者等对方先挂!

接电话应该注意:

1.电话机旁时刻准备着纸和笔,当对方要您记录一些重点或者要您向您领导汇报一些内容的时候,您会迅速的找到笔和纸记录下来。如果您没有及时记录下来,很有可能在汇报的时候造成错误和疏漏,影响公司的正常工作。而如果您在接听电话的过程中要求对方稍等一下去寻找笔和纸,对方很有可能会认为您对他不够尊重。

2.接听电话的时候要足够的专心,在接听电话的时候要停止手上其他的工作和动作,不要一边接听电话一边与身边的人说话,这样电话那边的人会觉得您不尊重他。

3.接听电话的时候一定要坐姿端正,不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音也有所不同,另外坐姿不正确手中的电话容易滑落,对方会认为您不尊重他。

4.如果可以,请在接听电话的时候要面带微笑,即使对方看不到您,也能感受到您的热情。

5.要在电话铃声响起三声以内接听电话,如果超过六声才接听电话您需要对对方表示歉意。

 

 

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